Анализ документооборота в вузе


Анализ документооборота в вузе

Оглавление:

Совершенствование системы документооборота в университете. Часть 2.


Организационно-штатная структура Отдела утверждается ректором Университета. Прием, увольнение или перевод (перемещение) работников Отдела, установление им должностных окладов и персональных надбавок в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием производиться на основании приказа ректора.

Основными задачами отдела административной работы являются:

  1. ведение делопроизводства в университете;
  2. организация административной работы;
  3. контроль за исполнением документов[21].

Отдел выполняет следующие виды функций:

  1. разработка номенклатуры дел, осуществление контроля за правильным формированием дел в подразделениях университета и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив;
  2. разработка инструкций по делопроизводству в университете и их внедрение;
  3. разработка и внедрение предложений по совершенствованию системы делопроизводства на предприятии, компьютеризация процесса делопроизводства;
  4. передача в соответствующие структурные подразделения университета документов, приказов и распоряжений ректора и т. п.;
  5. участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания[21].
  6. обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению;
  7. осуществление контроля сроков исполнения и правильность оформления документов;
  8. организация работы по регистрации и хранению документов;

Документооборот является важной составляющей частью делопроизводства в Университете. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и использование документов.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентируется инструкцией по делопроизводству федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования Российского государственного аграрного заочного университета [20]. Университет организует и ведет делопроизводство на основании Типовой инструкции

Роль документного обеспечения деятельности кафедры в реализации ею функций учебно-исследовательского подразделения вуза Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

Для устранения выявленных проблем и решения поставленных задач рекомендуется внедрить концепцию документного обеспечения деятельности кафедры информационных систем и компьютерного моделирования, ос- новная идея которой — развитие учебно-исследовательского процесса на кафедре с помощью эффективного документного обеспечения. С помощью внедрения концепции можно решить следующие проблемы кафедры: — снижение конкурентоспособности кафедры как ведущей научно-педагогической школы в сфере теории и практики 1Т.

— уменьшение имеющихся на кафедре научных тем и концепций; — снижение координации тематики научных исследований аспирантов, их концентрация на основных направлениях научных исследований кафедры; — уменьшение участия кафедры в общероссийских и международных проектах, регулярное осуществление публикаций по кафедральным темам; — частичное отсутствие устойчивых научных связей с базовыми партнерами и учреждениями; — снижение кадрового потенциала кафедры. Основные инструменты в рамках концепции: 1. Подготовка к изданию и издание учебников и учебных пособий по профильным дисциплинам кафедры.

Постоянное совершенствование и систематизация материалов УМК. Разработка фондовых лекций и типовых методических планов проведения занятий по дисциплинам кафедры. 2. Разработка учебно-методических материалов по дисциплинам специализации кафедры по проведению всех видов учебных занятий, а также других пособий, предусматривающих использование наиболее целесообразных форм и методов преподавания, рациональное сочетание методических приемов, эффективное использование современной учебной техники, компьютеров и лабораторного оборудования.

3. Открытое обсуждение проектов учебных программ курсов и учебно-методических материалов. 4. Разработка эффективных способов контроля за освоением студентами учебных курсов: ежемесячное электронное тестирование, обязательность выступления на конференциях и т. д. 5. Формирование библиотеки кафедры.

Одним из важнейших этапов предлагаемой концепции является оценка

Электронный документооборот в деятельности вуза (на примере института культуры)

 В статье рассматриваются вопросы внедрения электронного документооборота в деятельность института культуры. Предложены меры по внедрению электронного документооборота в работу предприятия взамен традиционному. Ключевые слова: электронный документооборот, СЭД.

Распространенные сегодня компьютерные технологии принесли большие изменения в сферу документационного обеспечения управления.

До автоматизации делопроизводства работа с документами занимала большую часть времени сотрудников организаций.

Низкие показатели эффективности обусловливались технологиями ручной обработки документов.

Распространение автоматизации позволяет выстраивать работу с документированной информацией на новых основаниях, используя возможности коллективной обработки с текстов, таблиц, изображений, организуя движения электронных документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль. Современные системы электронного документооборота способны автоматизировать весь цикл работы с документами, что, несомненно, положительно влияет на сферу управления в целом.

В тоже время сам процесс перехода на новые автоматизированные технологии зачастую сопряжен с явными трудностями, связанными со сложностью внедрения систем электронного документооборота в повседневную деятельность организаций. В этой связи критическое рассмотрение существующих методик и реальных проектов внедрения автоматизированных технологий в сферу управления документами представляется весьма актуальным.

В этой связи критическое рассмотрение существующих методик и реальных проектов внедрения автоматизированных технологий в сферу управления документами представляется весьма актуальным. При внедрении СЭД на предприятии ставят следующие цели: – минимизация или полный отказ от бумажного документооборота; – разработка единой информационной базы компании; – снижение риска утери документа; – структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре; – контроль над исполнением документов [2]. В системах электронного документооборота электронный документ проходит все жизненные фазы, начиная от подготовки к созданию документа и до его передачи в архив.

При этом упор делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, корректировке, утверждении окончательной версии и ее публикации.

Имеются различные подходы к делению процесса внедрения СЭД на этапы и подэтапы. Чаще всего, в Российских реалиях при переходе на электронный документооборот, применяют подход, предусматривающий разделение на несколько этапов: предпроектный, проектный, постпроектный [1]. Предпроектный этап, является одним из самых важных этапов при внедрении СЭД, так как он включает в себя постановку задачи.

Главным компонентом данного этапа является осознание потребности в преобразовании. На данной стадии, руководство компании оценивает важность и своевременность внедрения системы электронного документооборота, а также риски, связанные с ним.

Во время данного этапа происходит рассмотрение прежней (бумажной) документной деятельности организации [3]. Такое обследование можно разделить на следующие подэтапы: – Предпроектное, предварительное обследование.

 Рабочее углубленное обследование.

 Анализ и результаты обследования. Цель предварительного обследования — изучение состава, объема, сроков, стоимости проекта.

Предварительное обследование выполняется высококвалифицированными специалистами. В процессе данного обследования рабочая группа экспертов устанавливает необходимый перечень аспектов предприятия для внедрения СЭД: – Характеристика постановки делопроизводства; – Рассмотрение документооборота компании; – Организационная структура управления предприятием. Цель внедрения СЭД –повысить эффективность деятельности организация за счет рационализации делопроизводства.

Задачи реализации проекта: – повысить качество управления процессов с документами; – снижение трудовых и временных затрат на документационное обеспечение управления; – объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений Университета, включая территориально удаленные; – обеспечение оперативного разграниченного доступа к документационным ресурсам; – постепенный переход к электронному (безбумажному) документообороту. По итогам экспертного обследования разработаны рекомендации, предложено провести ряд мероприятий по оптимизации существующей системы документационного обеспечения управления ВУЗа культуры.

Мероприятия по устранению выявленных недостатков необходимо было осуществить до момента начала внедрения. В частности планировалось: — утвердить шаблоны документов для работы в СЭД; – определить перечень документов, поступающих на бумажном носителе и исключающих необходимость полного сканирования; – определить перечень документов, подлежащих контролю исполнения в СЭД, определить зоны ответственности за предоставление отчетных данных в СЭД; – определить зоны ответственности за контроль и соблюдение сроков движения документов; – определить перечень документов для возможного хранения только в электронном виде.

Литература:

  1. Путькина Л. В., Якименко В. Н. Об опыте внедрения системы электронного документооборота на примере «Усинскгеонефть») [Электронный ресурс] // науч.эл.б-ки «ELIBRARY». Электрон.дан. — [М.], 2000–2018. — URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=24984551 (дата обращения: 09.10.2019).
  2. Серова Г. А. Информационные системы в области юридической деятельности [Электронный ресурс] // Делопроизводство. — 2021. — № 1. — С. — 28–33. Электрон.версия печат. публ. — URL: http://www.toppersonal.ru/officework.html?38 (дата обращения: 09.10.2019).
  3. Системы электронного документооборота [Электронный ресурс] // Бизнес-информатика. — Электрон.дан. — [Б.м., б.г.] — URL: https://it.rfei.ru/course/~7Zc9 (дата обращения: 09.10.2019).

Анализ документооборота Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

В Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Кубанский государственный технологический университет» (КубГТУ) документирование и организацию работы с документами в университете обеспечивает Центр административного управления и контроля (ЦАУиК). В силу своей специфики в университете обрабатывается и хранится огромное количество информации, связанной с обеспечением учебного процесса, научно-исследовательских работ, патентных исследований, международного сотрудничества, организации проведения общественно значимых мероприятий в сфере образования и науки, оказание услуг по трудоустройству и иных видов деятельности, закрепленных в Уставе вуза [4].

Деятельность службы ДОУ многогранна. Прежде всего, на службу ДОУ ложится работа по налаживанию делопроизводства в вузе в целом и по осуществлению методического руководства работой с документацией и информацией в рамках действующего законодательства.

Задачи эти типовые: — ведение делопроизводства и обеспечение документооборота организации, организация архива; — осуществление методического руководства делопроизводством в структурных подразделениях, мониторинг их деятельности и контроль ведения делопроизводства; — планирование, организация и координация деятельности подразделения делопроизводства, распределение работы в подразделении; — разработка и актуализация нормативно-методической документации, в том числе инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и приведение ее в соответствие с текущим состоянием структуры организации; — организация работы по приему документов, по их регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения; — подготовка и редактирование проектов различных документов, подготовка отчетных материалов и справок; — организация эффективного контроля прохождения и сроков исполнения документов, правильности оформления документов, выполнения поручений руководства; — координация взаимодействия службы делопроизводства с другими подразделениями и службами.

Задачи эти типовые: — ведение делопроизводства и обеспечение документооборота организации, организация архива; — осуществление методического руководства делопроизводством в структурных подразделениях, мониторинг их деятельности и контроль ведения делопроизводства; — планирование, организация и координация деятельности подразделения делопроизводства, распределение работы в подразделении; — разработка и актуализация нормативно-методической документации, в том числе инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и приведение ее в соответствие с текущим состоянием структуры организации; — организация работы по приему документов, по их регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения; — подготовка и редактирование проектов различных документов, подготовка отчетных материалов и справок; — организация эффективного контроля прохождения и сроков исполнения документов, правильности оформления документов, выполнения поручений руководства; — координация взаимодействия службы делопроизводства с другими подразделениями и службами.

Совершенствование системы документооборота в университете

Это зависит от сферы деятельности, в которой он используется, от периода времени и т.д. К примеру в управленческих документах преобладает управленческая функция, но также эти документы выполняют и другие функции – информационную, коммуникативную, правовую, научно-историческую.

Роль функций документа может меняться в то время, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и регулятивное значение утрачивается. Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (управленческая, коммуникативная, политическая, правовая), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (культурная, информационная, научно-историческая). Документ несет за собой юридическую силу, под которой понимают свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, называют системой документации. Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности, считается унифицированной системой документации (УСД). Для удобства использования документов их классифицируют.

Взаимосвязь рассмотренных понятий можно предстать следующим образом (рис.

2). В настоящее время созданы и функционируют 9 УСД: унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система внешнеторговой документации; унифицированная система первичной учетной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система отчетно-статистической документации;

Совершенствование документационного обеспечения управления деятельностью ВУЗА Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

Однако именно деканат является органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета. Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.

В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные записки, указания, протоколы и т.п.

Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности. Документы, входящие в систему организационнораспорядительной документации, подразделяются на три группы: 1. Распорядительные (приказы, указания и т.п.); 2.

Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.); 3. Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки, протоколы, акты и т.п.). Документами, образующими документооборот факультета, являются: 1.

Приказ — правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.

2. Служебная записка — документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы. 3. Служебное письмо — это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

3. Служебное письмо — это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.

4. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. 5. Объяснительная записка — документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

6. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.). 7. Должностная инструкция — указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ.

Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.

Подходы к автоматизации документооборота в вузе Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Эффективным подходом к решению вышеперечисленных проблем с учетом специфических особенностей вузов может стать использование наиболее перспективной на современном этапе технологии электронного документооборота в сочетании с облачными технологиями обработки и хранения документов.

Однако при всем удобстве работы в таком режиме вузам не следует торопиться с решением по использованию облачных технологий.

Эффективность облачных решений достигается в первую очередь тем, что хранение документов, поддержка актуальности данных, обеспечение сертификации системы в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных во многом зависят от провайдера. Подобные системы применяются на коммерческой основе (включая доступ к хранилищу 1 Информационный портал проекта Docflow. URL: http://docflow.ru (дата обращения 10.12.2016).

документов), что создает определенную зависимость от провайдера — коммерческой организации, при этом не следует забывать, что массив документов вуза является элементом государственных информационных ресурсов, а сам вуз — источником комплектования фондов Государственного архива. Значительная часть документов вуза имеет постоянные и длительные сроки хранения 2, следовательно, полный переход на использование исключительно электронных документов с применением облачных технологий требует дополнительной проработки как на федеральном, так и на региональном уровне. До принятия же соответствующих решений и нормативно-правовых актов, на наш взгляд, в вузах будут востребованы информационные системы, ориентированные на совместную обработку документов как в электронной, так и в бумажной форме.

Рекомендуем прочесть:  Учет расходов на продажу

Существенным представляется также то обстоятельство, что большинство вузов Российской Федерации работает сегодня в условиях дефицита финансовых ресурсов, обладая в то же время значительным кадровым потенциалом, достаточным для создания поддержки и адаптации к постоянным изменениям собственной информационной системы. Поэтому с точки зрения финансовых затрат создание

Особенности делопроизводства в высших учебных заведениях

Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве, основные правила организации документооборота. Контроль исполнения документов, составление номенклатуры.дипломная работа [123,5 K], добавлен 10.11.2010 Понятие, назначение, принцип и формы регистрации документов.

Индексирование документов и организация информационно-справочной системы. Необходимые сведения о входящих и исходящих документах.

Изучение особенностей документооборота в ООО «Ижэлектроснаб».курсовая работа [1,1 M], добавлен 16.11.2010 Работа с документами.

Повышение эффективности управления. Понятие и основные этапы документооборота.

Составление и оформление документов. Прием и регистрация, контроль за исполнением документов. Этапы передачи документов в архив. Перечень реквизитов.курсовая работа [47,8 K], добавлен 17.10.2008 Понятие документооборота, общая структура документационного обеспечения управления. Классификация документов и нормативная база делопроизводства, его автоматизация.

Классификация документов и нормативная база делопроизводства, его автоматизация.

Особенности организации и содержание документооборота в бухгалтерском учете предприятия.реферат [2,4 M], добавлен 13.01.2011 Понятие и развитие документооборота на предприятии.

Схема движения и технология обработки документов. Регистрация и контроль исполнения документов.

Организационные формы делопроизводства на предприятии.

Единая государственная система делопроизводства.курсовая работа [151,6 K], добавлен 26.10.2011 Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве.

Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов.

Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело».реферат [30,7 K], добавлен 23.09.2010 Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.Рекомендуем .

© 2000 — 2021, ООО «Олбест» Все права защищены

Необходимость и степень внедрения электронного документооборота в вузе Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

Для начала, чтобы не усложнить и так нелегкую работу персонала вуза, необходимо определить, что именно должно быть в системе электронного документооборота вуза.

В первую очередь это определение четких правил движения документов.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т. е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки [2]. Без них СЭД будет попросту дублировать беспорядок в информационном пространстве.

Во-вторых, необходимо создать единое информационного пространства между всеми филиалами и подразделениями, что бы не возникало ситуаций, когда внутренний документооборот вынужден вновь переходить на бумагу, ради какого-то из отделов. В-третьих, стоит четко понимать, какие документы могут быть переведены в электронную форму, а какие останутся в бумажном формате.

В-третьих, стоит четко понимать, какие документы могут быть переведены в электронную форму, а какие останутся в бумажном формате. Например, дипломы студентов должны храниться в архиве, но вполне могут иметь электронную копию, или регистрироваться в электронном журнале. Или внешний документооборот ВУЗа, так же не может полностью перейти в электронную среду, поскольку часто он зависит от корреспондентов.

Но внутренние документы и отчеты вполне могут быть переведены в СЭД.

Особенно это касается документов, непосредственно касающихся учебного процесса, таких как журналы с оценками и посещаемости, ведомости, объективок контингента, приказы о начисление стипендии, приказы о назначение темы диссертации и т.д.

Эти документы никогда не покидают пределы университета и служат только его нуждам, но, тем не менее, занимают много рабочего времени преподавателей.

Именно они должны быть в первую очередь переведены в электронный формат.

Но тут кроиться большое заблуждение, простой переход на электронный документ мало поможет преподавателям. Зачастую под электронным документом понимают просто документ, созданный офисной программой, который всегда создаться перед печатью и сдачей.

Электронный документооборот ВУЗа Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Рис.

2. Персональный кабинет пользователя Основные функции, реализуемые в системе: — ведение электронного архива документов; — адресная рассылка документов с подтверждением получения; — формирование отчетов о рассылке документов (пример, табл. 1); — управление профилями пользователей; — уведомление абонентов о рассылке через электронную почту; — поиск документов в архиве; — контроль исполнения поручений.

Таблица 1 Структура отчета о рассылке документа (фрагмент) Название Ответственное лицо Статус Дата получения Факультет — юридический Мекка О.Л. Прочитан 24.08.2012 Подразделение — Юридический отдел Телешина H.H. Прочитан 27.08.2012 Программная реализация системы выполнена на платформе: серверная ОС Linux, web-сервер Apache, СУБД MySQL, язык программирования php.

База данных реквизитов и электронные документы хранятся в защищенном каталоге на центральном сервере. Доступ пользователей к сервисам системы реализован по технологии «тонкий клиент» из любой программы-браузера и не требует установки специального программного обеспечения, обес- печивая аппаратную и программную независимость, а также мобильность подключения с любого ПК, как в локальной сети института, так и из сети Интернет.

Список литературы: 1. Князева Т.В.

Российский рынок систем электронного документооборота // Современные технологии делопроизводства и документооборота.

-2011. — № 6. — С. 14-21. 2. Назаренко А.А. Современная СЭД/ЕСМ — информационный центр управления компанией // Современные технологии делопроизводства и документооборота.

— 2012. — № 8. 3. Стародубов Д.Н. Некоторые вопросы перехода предприятия на систему электронного документооборота // Алгоритмы, методы и системы обработки данных. — 2005. — № 10. — С. 62-66. 4.

Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота [Электронный ресурс] // Секретарь-референт. -2008. — № 5. — Электронное издание.

— Режим доступа: www.profiz.ru/sr/ 5_2008/problemy_sovr_deloproizv. 5. Информационный портал PRO-делопроизводство и СЭД [Электронный ресурс].

Проектирование информационной системы документооборота в образовательной системе

Намного проще и быстрее создавать формы с помощью мастера, а затем усовершенствовать их в режиме конструктора [11, с.

97]. Режим конструктора позволяет изменять источники данных для формы, количество отображаемых полей, внешний вид формы и элементов управления, добавить или удалить элементы управления, настроить их свойства. Пользователь начинает работу с наиболее значимой формы автоматизированной системы — «КАФЕДРА» (рисунок 8). Она содержит следующие элементы управления: вкладки, кнопка, гиперссылки, которые позволяют быстро найти нужную информацию.

Рис. 8. Главная форма «КАФЕДРА» Форма содержит следующий набор функциональных вкладок: «Номенклатура дел», «Отчёты и запросы», «Справочная информация», «О программе» и кнопка «Выход». Вкладка «Номенклатура дел» содержит форму с набором кнопок, содержащие информацию по каждому делу номенклатуры кафедры.

При нажатии на кнопки открывается форма с описанием выбранного дела, в которую помещена подчиненная форма, содержащая список документов с полями: название, дата создания, учебный год, номер группы, ФИО сотрудника кафедры (рисунок 9).

Организация ввода данных происходит после установления курсора в нужное место и набором необходимой информации с клавиатуры. Удаление записи происходит так: мышкой выделяется необходимая запись и удаляется при помощи клавиш Delete или Backspace.

После редактирования данных, можно обновить данные с помощью специальной кнопки. На форме есть кнопка выхода из данной формы и переходу обратно к вкладке.

Рис. 9. Форма «25-02» вкладки «Номенклатура дел» Вкладка «Запросы и отчёты» показывает форму с кнопками выполнения запросов по критериям поиска и примеры правильного ввода информации, кнопки выполнения отчётов и кнопку печать (приложение B).

+ +