Делопроизводство закрытие личного дела при увольнение


Как хранить личные карточки уволенных работников


Работодатель обязан оформлять личные карточки на каждого своего сотрудника, а после увольнения сохранять длительный срок. Как долго хранить личные карточки сотрудников после увольнения? С какой даты отсчитывается этот срок?

Как быть с личными карточками, если работодатель ликвидируется?

Ответы — в материале. Личная карточка работника относится к документам по личному составу, отражающим трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»). Обычно для этого применяется унифицированная форма № Т-2 (№ Т-2 ГС (МС) для государственных или муниципальных служащих).

Содержит личная карточка информацию о сотруднике: паспортные данные, сведения о составе его семьи, переводах, дисциплинарных нарушениях и других кадровых событиях, произошедших за все время его работы у данного работодателя. Весь период работы сотрудника в компании его личная карточка хранится в кадровой службе в несгораемом шкафу, закрывающемся на ключ, или в сейфе с трудовыми книжками и другими важными бумагами. В день увольнения сотрудника в личной карточке производится последняя запись — о выдаче трудовой книжки на руки.

Затем специалисты кадровой службы должны изъять личную карточку сотрудника из общей картотеки и подготовить к передаче в архив. Перед тем, как отправить личные карточки на хранение, их нужно систематизировать ─ сформировать отдельное дело с личными карточками уволенных сотрудников, которое будет закрыто после окончания календарного года. Личные карточки уволенных работников систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий (п.

2.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Требования к формированию и оформлению дел содержатся в п.

4.19-4.26 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, и в разделах 1.1.2 и 1.2 Методических рекомендаций к Правилам. Личные карточки работников нужно хранить 50 лет, если работники уволены после 01.01.2003 года.

Если увольнение произошло ранее указанной даты, срок хранения личных карточек составляет 75 лет (п.

444 Перечня типовых архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Начало течения срока хранения личных карточек следует исчислять с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Для компаний, деятельность которых прекращена (в результате ликвидации, при банкротстве и т.

д.), предусмотрен следующий порядок (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

  • документы, образовавшиеся в процессе деятельности (в том числе личные карточки работников) подлежат упорядочению и передаче на хранение в государственный или муниципальный архив;
  • передача документов осуществляется ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим на основании договора с архивом.

При реорганизации компании условия и место дальнейшего хранения архивных документов (в том числе личных карточек уволенных работников) определяет учредитель компании или органы, уполномоченные на такие действия учредительными документами (ч. 9 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Ведение личной карточки в электронном виде законом не запрещено.

В условиях перехода работодателей к безбумажной технологии работы с документами этот вопрос особенно актуален.

Но с личной карточкой не все так просто, так как работодатель обязан знакомить работника под роспись с записями в карточке, продублированными из трудовой книжки. В итоге с каждой записью в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе на другую работу или увольнении, в личной карточке работника должна появиться дублирующая запись и личная подпись сотрудника. В том числе уволенный работник должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки при увольнении (п.

12, абз. 3 п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Выполнить эту обязанность работодатель не сможет, если заполняет и хранит личные карточки сотрудников в электронном виде.

Такую позицию высказали специалисты Роструда на портале «Онлайнинспекция.рф» (ответ на вопрос № 143718 от 03.02.2021).

Если контролеры обнаружат, что работодатель не позаботился о надлежащем хранении личных карточек работника, и они отсутствуют в компании, его могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства по ч.

1 ст. 5.27 КоАП РФ.

  • Пока работник трудится у работодателя, его личная карточка хранится в кадровой службе — в специально оборудованном помещении, несгораемом шкафу или сейфе.
  • После увольнения личная карточка закрывается и передается в архив компании, где хранится 50 лет или 75 лет (если увольнение произошло до 01.01.2003).
  • При ликвидации компании личные карточки уволенных работников передаются в государственный архив для дальнейшего хранения.

: Теги:

  • Добавить свое предложение

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные. Этого требует п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», согласно которому «хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом». Поэтому в личном деле нужно оставить только оригиналы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании;б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и / или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу, см.

Пример 8). Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году (см. Пример 9) перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается:

  • лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе);
  • а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов.

Поэтому не обязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу. Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки (Пример 10). Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде.

Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде.

Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;д) какой бы способ систематизации документов в дела вы ни выбрали, в процессе их подшивки в тома нужно пронумеровать все листы карандашом в верхнем правом углу (нумерация листов каждого тома дела начинается с единицы).

Эти сведения о каждом томе потом заносятся в лист-заверитель и во внутреннюю опись документов тома (Пример 10), а также в опись передаваемых в архив дел в графу «Количество листов» (см. Примеры 6–9). У каждого тома обложка должна быть оформлена полностью (Пример 3). Это стандандартные правила полного оформления дел, под которые подпадают все дела по личному составу, передаваемые из подразделений в архив организации.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные. Этого требует п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», согласно которому «хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом». Поэтому в личном деле нужно оставить только оригиналы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании;б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и / или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу, см.

Пример 8). Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году (см.

Пример 9) перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается:

  • лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе);
  • а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому не обязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу.

Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки (Пример 10).

Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде.

Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;д) какой бы способ систематизации документов в дела вы ни выбрали, в процессе их подшивки в тома нужно пронумеровать все листы карандашом в верхнем правом углу (нумерация листов каждого тома дела начинается с единицы).

Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;д) какой бы способ систематизации документов в дела вы ни выбрали, в процессе их подшивки в тома нужно пронумеровать все листы карандашом в верхнем правом углу (нумерация листов каждого тома дела начинается с единицы).

Эти сведения о каждом томе потом заносятся в лист-заверитель и во внутреннюю опись документов тома (Пример 10), а также в опись передаваемых в архив дел в графу «Количество листов» (см. Примеры 6–9). У каждого тома обложка должна быть оформлена полностью (Пример 3).

Это стандандартные правила полного оформления дел, под которые подпадают все дела по личному составу, передаваемые из подразделений в архив организации.

Как оформить и передать личные дела на хранение в архив

Шаг 1: раскладываем личное дело Раскладывая личное дело при подготовке к хранению, удалите из него копии личных документов работника: паспорта, военного билета, выписок со СНИЛС и ИНН, диплома, свидетельств о браке и рождении детей и др. Все это немедленно уничтожьте, следуя порядку, установленному в организации.

Также уберите дублетные экземпляры копий приказов, черновики с расчетами выплат и т.д. Если в личном деле есть личная карточка, отложите ее. Личные карточки уволенных работников следует подшивать отдельно.

Когда в деле не осталось лишних бумаг, приступайте к раскладке. Сначала сформируйте блок документов о приеме на работу.

Как правило, он довольно объемный. В Методических рекомендациях отмечают, что первой в личном деле должна лежать заверенная копия приказа о приеме на работу.

За ней последуют:

  • заявление работника о приеме на работу (как основание к приказу о приеме);
  • подлинник трудового договора;
  • подлинники дополнительных соглашений к трудовому договору (если есть) в хронологическом порядке;
  • согласие на обработку персональных данных;
  • лист ознакомления с локальными нормативными актами;
  • должностная инструкция.

В день приема работник мог подписать множество документов: договор о материальной ответственности, обязательство о неразглашении коммерческой тайны, акт о приеме документов и материальных ценностей.

Этот список зависит от организации и от должности работника.

Главное, что все эти документы датированы одним днем – днем приема на работу. Затем вложите документы о медицинском осмотре, которые работник предъявлял при поступлении на работу. Возможно, есть документы и других медосмотров. Поместите их в дело в общем хронологическом порядке. Основной блок документов личного дела составляют копии приказов по личному составу и подлинники заявлений – основания к ним.
Основной блок документов личного дела составляют копии приказов по личному составу и подлинники заявлений – основания к ним.

Расположите их в простом хронологическом порядке: сначала – копия приказа, затем – основание. Кроме приказов, в деле могут быть уведомления работнику (например, о переименовании должности), предложения вакансий, направленные по разным поводам.

Основной принцип размещения этих документов тот же: хронология.

Если два разных документа датированы одним днем, помещайте их в дело в порядке издания: сначала – предложение вакансий, затем – копию приказа о переводе и заявление как основание к нему, после них – экземпляр должностной инструкции по новой должности.

Если в организации остались невостребованные личные документы работника (сертификаты об обучении, трудовая книжка, свидетельства и т.д.), вложите каждый такой документ в конверт и подшейте в конце личного дела.

При нумерации страниц сначала присвойте номер конверту, затем – каждой странице его содержимого.

К конверту подклейте полоску бумаги, за которую он будет вшит в дело, – это позволит не проколоть личный документ.

Не вносите конверт в опись, отметьте его в таблице

«Особенности физического состояния и формирования дела»

листа-заверителя.

Предпоследним документом личного дела должен быть документ, послуживший основанием для увольнения работника – заявление об увольнении по собственному желанию, соглашение сторон и др.

Последним – заверенная копия приказа о расторжении трудового договора.

После раскладки пронумеруйте листы личного дела. Ставьте номер простым карандашом в верхнем правом углу документа.

Как оформить и передать личные дела на хранение в архив

Шаг 1: раскладываем личное дело Раскладывая личное дело при подготовке к хранению, удалите из него копии личных документов работника: паспорта, военного билета, выписок со СНИЛС и ИНН, диплома, свидетельств о браке и рождении детей и др. Все это немедленно уничтожьте, следуя порядку, установленному в организации. Также уберите дублетные экземпляры копий приказов, черновики с расчетами выплат и т.д.

Если в личном деле есть личная карточка, отложите ее. Личные карточки уволенных работников следует подшивать отдельно.

Когда в деле не осталось лишних бумаг, приступайте к раскладке. Сначала сформируйте блок документов о приеме на работу. Как правило, он довольно объемный.

В Методических рекомендациях отмечают, что первой в личном деле должна лежать заверенная копия приказа о приеме на работу. За ней последуют:

  • заявление работника о приеме на работу (как основание к приказу о приеме);
  • подлинник трудового договора;
  • подлинники дополнительных соглашений к трудовому договору (если есть) в хронологическом порядке;
  • согласие на обработку персональных данных;
  • лист ознакомления с локальными нормативными актами;
  • должностная инструкция.

В день приема работник мог подписать множество документов: договор о материальной ответственности, обязательство о неразглашении коммерческой тайны, акт о приеме документов и материальных ценностей.

Этот список зависит от организации и от должности работника. Главное, что все эти документы датированы одним днем – днем приема на работу.

Затем вложите документы о медицинском осмотре, которые работник предъявлял при поступлении на работу. Возможно, есть документы и других медосмотров. Поместите их в дело в общем хронологическом порядке.

Основной блок документов личного дела составляют копии приказов по личному составу и подлинники заявлений – основания к ним. Расположите их в простом хронологическом порядке: сначала – копия приказа, затем – основание.

Кроме приказов, в деле могут быть уведомления работнику (например, о переименовании должности), предложения вакансий, направленные по разным поводам.

Основной принцип размещения этих документов тот же: хронология. Если два разных документа датированы одним днем, помещайте их в дело в порядке издания: сначала – предложение вакансий, затем – копию приказа о переводе и заявление как основание к нему, после них – экземпляр должностной инструкции по новой должности.

Если в организации остались невостребованные личные документы работника (сертификаты об обучении, трудовая книжка, свидетельства и т.д.), вложите каждый такой документ в конверт и подшейте в конце личного дела. При нумерации страниц сначала присвойте номер конверту, затем – каждой странице его содержимого.

К конверту подклейте полоску бумаги, за которую он будет вшит в дело, – это позволит не проколоть личный документ. Не вносите конверт в опись, отметьте его в таблице

«Особенности физического состояния и формирования дела»

листа-заверителя. Предпоследним документом личного дела должен быть документ, послуживший основанием для увольнения работника – заявление об увольнении по собственному желанию, соглашение сторон и др.

Последним – заверенная копия приказа о расторжении трудового договора.

После раскладки пронумеруйте листы личного дела.

Ставьте номер простым карандашом в верхнем правом углу документа.

Документы для личного дела работника и его формирование

К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:

  1. резюме;
  2. документы об образовании и квалификации;
  3. справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
  4. заявление о трудоустройстве;
  5. данные медосмотра;
  6. заключенный трудовой договор и т.д.
  7. документ или его копия о воинском учете (если имеется);
  8. заполненная анкета (если это предусмотрено);
  9. копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
  10. копия приказа о приеме;
  11. рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
  • Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности.

    Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:

    1. данные очередных медосмотров;
    2. водительские права;
    3. документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    4. свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    5. должностная инструкция;
    6. данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    7. копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    8. различные квалификационные удостоверения;
    9. заявления на отпуск;
    10. заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    11. свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    12. акты о прохождении аттестации;
    13. докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
    14. копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
  • Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить.

    Последними документами в папке личного дела могут быть:

  • Изъятие документов из личного дела

    Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело.

    , замену подлинников копиями отражают во внутренней описи, в графе «Примечание».

    В период работы сотрудника в организации во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

    Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).
    7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).

    Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:VII.

    Порядок изъятия документов и предоставления сведений, Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:24.

    По решению военного комиссара с воинского учета призывников снимаются граждане, достигшие 27-летнего возраста и не призванные по какой-либо причине на военную службу. Основанием для оформления снятия с воинского учета призывников является достижение гражданином возраста 27 лет, что подтверждается его паспортом и свидетельством о рождении, копии которых должны находиться в личном деле призывника.

    При этом необходимо учитывать, что лицо считается достигшим предельного возраста по истечении суток, на которые приходится день исполнения ему 27 лет. На основании этого должностным лицом, отвечающим за ведение картотеки личных дел призывников, изымается личное дело призывника, изучаются документы, содержащиеся в нем, и с соответствующими выводами начальником 2 отделения военного комиссариата оно представляется на решение военного комиссара. Военный комиссар, изучив представленные документы, на учетной карте призывника производит запись: «На основании подпункта «а» пункта 1 статьи 22 и пункта 1 статьи 52 Федерального закона от 28 марта 1998 г.

    N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» начальнику 2 отделения снять с воинского учета призывников (при необходимости подготовить материал для привлечения гражданина к ответственности за уклонение от призыва на военную службу), начальнику 4 отделения принять на воинский учет военнослужащих запаса с подготовкой необходимых документов и с учетом гражданской специальности и определив годность к военной службе по состоянию здоровья» и заверяет своей подписью.

    После чего в учетно-алфавитной книге производится запись о снятии гражданина с воинского учета призывников по достижении предельного возраста пребывания на воинском учете граждан, подлежащих призыву на военную службу, и месте нахождения личного дела призывника.

    Как формируются личные дела сотрудников?

    Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела. Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.

    Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.

    Страницы в любом случае нужно нумеровать. Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.

    В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка: ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед.

    хр. № ______________ № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 Итого ___________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи __________________________. (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата В конце дела помещают лист-заверитель.

    Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

    Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела.

    Оформление личного дела при увольнении

    Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Суд, разрешая спор, исходил из того, что сам по себе факт не согласия с оформлением личного дела и нарушение правил хранения, не свидетельствуют о нарушении ответчиком его прав, с учетом того, что трудовые отношения с истцом прекращены.

    Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Отклоняя утверждения истца о том, что копия приказа об увольнении ему вручена только в апреле 2021 года, суд апелляционной инстанции указал, что при исправлении недостатков искового заявления в январе 2021 года истец направил в Петрозаводский городской суд Республики Карелия копию приказа об увольнении.

    Согласно справке врио начальника ОСУ ФКУ СИЗГУФСИН России по Челябинской области от 18 июня 2021 года в личном деле обвиняемого Г.

    содержатся приказы 04 октября 2017 года N и от 04 октября 2017 года N.

    При ознакомлении истца с приказом об увольнении должностные лица УФСИН России оформили за подписью истца только уведомление о получении трудовой книжки, что само по себе не свидетельствует о том, что с приказом об увольнении истец ознакомлен не был. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в соответствующем архиве по алфавиту фамилий работавших. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:- текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников.

    После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение; дата дела. Датой начала дела является дата первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа.

    Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Дата начала и окончания дела может не указываться на обложках дел, содержащих номенклатуру дел, описи, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел (например: «Номенклатура дел на 2017 год»). На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале.

    Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника. На военнослужащих и гражданский персонал органов федеральной службы безопасности оформляются личные дела.

    Порядок ведения и хранения личных дел военнослужащих и гражданского персонала органов федеральной службы безопасности определяется руководителем федерального органа исполнительной власти в области обеспечения безопасности и не должен противоречить законодательству Российской Федерации.

    Как поступать с личным делом уволенного сотрудника: ведение, закрытие, срок хранения

    Заполнение бумаги осуществляется в течение всего периода деятельности сотрудника.В бланке описи представлена информация:

    1. примечание.
    2. его наименование;
    3. дата документа;
    4. порядковый номер документа;
    5. число листов;
    6. номер дела, Ф. И. О. сотрудника;
    7. индекс (если используются в организации);

    Личные карточки (форма Т-2) в состав дела не входят, их хранят отдельно. Не рекомендуется без надобности вкладывать копии личных документов работника в личное дело (паспорта, ИНН, СНИЛС и так далее). Их сбор разрешен только после официального согласия сотрудника на обработку персональных сведений.

    После увольнения сотрудника такая документация не подлежит хранению, поскольку разрешает работодателю оставлять на предприятии личную информацию работников не дольше, чем этого требуют цели обработки.

    С расторжением договора такая необходимость пропадает.

    Перед отправкой на хранение важно проверить целостность дела, наличие всех представленных во внутренней описи бумаг.

    При утрате каких-либо документов об этом следует уведомить правообладателя.

    Процедура закрытия личного дела осуществляется в нескольких этапов:

    • прошивка дела или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
    • формирование листа-заверителя ();
    • закрытие и прикрепление внутренней описи;
    • сверка всех бумаг;
    • заполнение титульного листа с обозначением даты закрытия документа и совокупного числа листов (включая заверительный).

    Если в будущем вносятся изменения в состав дела, их следует обязательно отмечать в листе-заверителе.В результате оформленная папка уволенного сотрудника содержит в начале опись, завершается листом-заверителем. Оба документа подписываются составителем.

    Папка подшивается и пломбируется.

    Если у работодателя остались личные документы бывшего сотрудника (удостоверение личности, военный билет, трудовая книжка и так далее), их требуется вложить в отдельный плотный конверт, подшить к делу и пронумеровать бумаги. Личные дела сотрудников, в том числе уволенных, подлежат длительному хранению.

    Перечень документов в личном деле сотрудника

    Опубликовано 11 мая 2021 — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

    Содержание Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом.

    И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать. Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности.

    дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации. Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих).

    Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников.

    Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих (, ).

    На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

    В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

    • заявление о приеме на работу;
    • анкета;
    • копия паспорта;
    • копии актов гражданского состояния;
    • копии документов воинского учета;
    • копия ИНН и т.д.

    Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой).

    Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании.

    Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

    • и дополнительные соглашения к нему;
    • приказы , о ;
    • или наложении ;
    • (если должность ее предусматривает);
    • соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
    • и записки;
    • ;
    • приказ об увольнении.

    Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

    Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных.

    Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, .

    Используйте эти инструкции бесплатно.

    В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

    • страницы паспортов;
    • свидетельства о присвоении ИНН;
    • карточки СНИЛС;
    • свидетельства о браке и рождении детей;
    • военные билеты.

    Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника.

    Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ. За это предусмотрен административный штраф по части 1 . И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

    Материалы по теме Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся.

    Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

    То же самое касается документов:

    • об образовании;
    • о повышении квалификации;
    • об отсутствии судимости;
    • аттестационных листов;
    • характеристик с прошлых мест работы.

    Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации.

    Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик. Сформировать папку один раз и навсегда не получится.

    Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника.

    По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе. Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено.

    Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя. Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

    В соответствии со статьей 22.1 , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется.

    Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив.

    Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных). Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

    • на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
    • каждый лист нумеруется;
    • документы подшиваются в хронологическом порядке;
    • сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
    • максимальное количество листов в одном томе — 250;
    • каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

    Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале.

    Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала. в Word (для заполнения) Правовые документы Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

    Для этого оставьте комментарий под статьей. Мы его прочитаем, исправим ошибку и расскажем о результате. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

    Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

    Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

    Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

    Выход Вы уверены, что хотите выйти?

    Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

    Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

    Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников?

    Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника?

    Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье. Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих.

    Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана. Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет.

    Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают.

    Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент.

    Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее. Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника?

    Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей.

    Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте. Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

    • анкета, заполняемая при приеме на работу;
    • трудовой договор;
    • должностная инструкция;
    • копии приказов по сотруднику.

    Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела.

    Их хранят отдельно. А теперь внимание!

    Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т.

    д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя.

    Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов.

    Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

    И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки.

    А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается. За нарушения в работе с персональными данными ст.

    13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

    И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

    Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

    1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
    2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
    3. Каждый лист дела нумеруется.
    4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
    5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

    Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

    В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации.

    Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации. Оформляя дело на хранение, нужно:

    • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
    • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
    • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
    • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

    Дело готово к передаче в архив.

    Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

    Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст.

    445 Перечня Росархива). Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам.

    + +