Как делать запись о вкладыше в трудовую книжку


Как делать запись о вкладыше в трудовую книжку

Оформление вкладыша в трудовую книжку


Все ошибки в записях необходимо исправлять через признание данных недействительными.Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку? Читайте в .Законодательство не дает конкретных указаний о том, как правильно прикреплять вкладыш в основной документ. Существует лишь ряд ограничений, указанных выше.

Наиболее часто бланк располагается в конце книги непосредственно перед обложкой.С точки зрения удобства, лучшим местом для вшивания документа станет середина. Однако в этом случае бланк будет разделять некоторые записи, что собьет целостность книжки и создаст множество проблем с нумерацией.Для вшивания бланка можно использовать толстую иглу с плотными нитками. Для упрощения задачи рекомендуется развернуть вкладыш посередине, после чего начать прокалывать толстой иглой или шилом.

Далее, по заготовленным отверстиям начать пришивать дополнительный бланк к твердой обложке.В некоторых организациях имеется специальное оборудование для закрепления вкладышей – швейные машинки с широким шагом стежка.

Эту информацию следует уточнить у руководства.Основное требования к креплению – надежность и полное исключение возможности утраты документа. В противном случае уничтоженные данные не будут восстановлены.В соответствии с постановлением правительства от 16 апреля 2003 года № 225 (в редакции от 2008 года) работодатель обязан:

  • На постоянной основе иметь в организации необходимое количество вкладышей для трудовой книги.
  • При выдаче сотруднику бланка для основного документа, работодатель имеет право изъять с него плату за сопутствующие расходы. Денежные средства вычитают из заработной платы, о чем работник должен быть уведомлен, или переводом средств на счет фирмы.

Замечание.

Из-за того что работник в любом случае несет расходы за покупку бланка, работодатель может попросить сотрудника самостоятельно приобрести дополнительный документ.Стоимость бланка меняется в зависимости от региона и может составлять от 150 до 300 рублей. Вкладыши можно купить также и в интернет-магазинах,

Как вшить и оформить вкладыш в трудовую книжку – образец заполнения и правила заполнения

» Документооборот Автор admin На чтение 6 мин. Опубликовано 18.06.2020 Вкладыш в трудовую книжку, как и сама она, является документом, который подтверждает трудовую деятельность работника и его стаж.

Его оформление и ведение подчиняется строгим требованиям нормативных документов. Рассмотрим основные правила выдачи, ведения и оформления вкладыша, типичные ошибки, которые допускают работодатели.Если закончилось свободное место в трудовой книжке, и она подошла к концу, возникает закономерный вопрос – нужно ли продолжать записи и как это делать. Ответ на него предоставляет п.

38 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее также Постановление Правительства).При заполнении всего свободного пространства в любом из разделов основного документа работника осуществляется выдача вкладыша в трудовую книжку. Он выдается при невозможности внести запись о деятельности или награждениях работника по причине отсутствия свободного места.

При этом важно иметь в виду, что он – лишь дополнение книжки и сам по себе не является документом.Оформление вкладышей в трудовую книжку (их выдача) осуществляется работодателем в силу обязанности иметь в своем распоряжении достаточное количество бланков данного документа, предусмотренной п.

44 Постановления Правительства.

О выдаче делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге и книге учета движения книжек и вкладышей. Формы утверждены Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

(Приложение № 1 и № 2).Оформление и заполнение вкладыша производится по общему правилу, установленному п. 38 Постановления Правительства № 225.Форма рассматриваемого бланка устанавливается Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» и должна строго ему соответствовать.Бланк документа печатается на предприятиях Гознака и имеет утвержденные степени защиты на момент их выпуска.

Он содержит серию документа и его номер в целях возможности его индивидуализации и выявления подделок.О необходимых записях во вкладыше в трудовую книжку также скажет его утвержденный образец. В нем должны быть указаны сведения о владельце:

  • ФИО полностью (все в отдельных соответствующих графах);
  • число, месяц и год рождения;
  • полученное образование и специальность;
  • день, месяц и год заполнения;
  • подписи владельца и ответственного должностного лица (от имени работодателя).

На первой странице предусмотрено место для проставления печати работодателя. Однако индивидуальные предприниматели печать иметь не обязаны, а несколько лет нет такой обязанности и у хозяйственных обществ (если иное прямо не установлено законом).

В таком случае, как разъяснило Министерство труда в своем Приказе от 31.10.2016 № 589н, проставление печати не обязательно.Далее в документе имеется два раздела, в один из которых заносятся сведения о деятельности, в другой – наградная информация на работника.Ведение документа осуществляется на основании двух основных документов:

  1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225;
  2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Остановимся на особенностях нумерации страниц вкладыша и записей в нем, а также проставлении соответствующего штампа о его оформлении.Поскольку вкладыш – приложение к трудовой книжке и ее продолжение, возникает вопрос о нумерации его страниц и соответствующих записей в нем. Нумерация его страниц осуществляется на стадии выпуска его на предприятии Гознака, потому не представляет сложности для работодателя. Нумерацию записей необходимо продолжать, а не начинать сначала, а значит и записи должны иметь сквозной (продолжающийся) порядок.Трудовая и вкладыш в нее могут содержать запись под одинаковым номером.

Такая ситуация может складываться лишь в одном случае: когда полностью запись не уместилась и продолжается в приложении. Например, в книжке может быть указано наименование организации, куда принимается работник, а далее (во вкладыше) занимаемая им должность.Факт оформления вкладыша на основании п. 39 Постановления Правительства № 225 должен быть зафиксирован в трудовой книжке.

Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша.

Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.Целесообразно полностью оформить вкладыш надлежащим образом, проверить его, убедиться в правильности заполнения и внесенных данных. Лишь после этого следует ставить соответствующий штамп на книжке.После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку.

Относительно данной процедуры законом также не установлено никаких правил, в связи с чем кадровые службы руководствуются практикой трудовых отношений и вопросами целесообразности.Отсутствие правового указания на то, куда вшивать вкладыш, позволяет выполнять эту процедуру по усмотрению ответственного должностного лица, руководствуясь удобством исполнения. Это может быть начало или конец документа, его середина (с технической точки зрения представляется наиболее удобным).Неурегулированным с правовой точки зрения остается и вопрос, как следует вшить вкладыш, каким способом и с применением какой техники.

Обычно его подшивают обычными нитками вручную, без применения каких-либо специальных технических средств. Независимо от количества вкладышей каждый из них должен быть последовательно (один за другим) подшит к основной книжке.Работодатели, уполномоченные по кадрам подразделения и должностные лица порой допускают типичные ошибки, такие как:

  • оформление новой книжки при окончании места в предыдущей вместо вшивания вкладыша в действующий документ;
  • использование свободного пространства трудовой книжки в иных разделах (как правило, внесение записей о трудовой деятельности лица в раздел о его награждениях);
  • отсутствие штампа в книжке, фиксирующего факт оформления и выдачи вкладыша.

Не допустить данные ошибки позволят действующие правила и , а также образец заполнения вкладышей.

Сложнее обстоят дела с частными случаями, когда решение вопроса неочевидно и прямо не проистекает из правовых норм. Так, например, распространен на практике вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку в части раздела об образовании его владельца.В ходе трудовой деятельности физического лица он может неоднократно получать образование и приобретать специальности. Сведения о вновь приобретенном образовании заносятся в трудовую.

Есть ли необходимость вносить всех их во вновь заводимый вкладыш? Занесению во вкладыш подлежат все записи.

Основание такой позиции – указание закона на необходимость ведения вкладыша по правилам ведения самой книжки.Еще одна типичная ошибка – попытка занести во вкладыш сведения об уровне образования в соответствии с действующими стандартами. Сейчас отсутствует такое понятие, как начальное профессиональное образование.

С точки зрения правоприменителя, во вкладыш необходимо вносить сведения в том виде, в каком они указаны в дипломе, аттестате или свидетельстве об образовании.Вкладыш – лишь приложение к трудовой книжке, ее дополнение, и недействителен отдельно от нее.

Он оформляется и заполняется в соответствии с правилами ведения самой книжки с учетом особенностей, установленных именно в отношении вкладыша. Избежать ошибок в его заполнении позволит четкое следование требованиям Правил ведения и соответствующей Инструкции.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку: 8 этапов

» » Нередко карьера служащего стремительно развивается и он постоянно получает повышение, в результате чего трудовой документ полностью заполнен и невозможно последующее внесение данных.

С целью продления трудовой в него вшивается вкладыш, который заполняется, также как и сама книжка, но при этом неплохо знать определенные нюансы. Это бланк строгой отчетности, выдаваемый при отсутствии в трудовом документе полей для заполнения. Он обладает унифицированной формой с несколькими разворотами – для внесения записей относительно трудовой деятельности и награждений.

Главная необходимость этих листов заключена в возможности продолжать вносить информацию в основной трудовой документ, так как такие действия как:

  • Вклеивание чистых простых листиков;
  • Открытие новой книжки;
  • Вшивание пустых бланков из трудовых книг;
  • Перестановка местами разделов недопустимы.

Данный документ недопустимо распечатывать на принтере, нельзя находить его образец в интернете и использовать. Важно: бланк обладает защитой и специальным номером, который регистрируется в соответствующем журнале. вы узнаете, как выглядит голограмма в трудовой книжке и куда она клеится.

При этом необходимо выполнить всю процедуру таким образом, чтобы работник имел возможность подтвердить этот факт при необходимости. Как заполнить трудовую книжку и вкладыш к ней вы узнаете в этом видео: На этот документ распространены такие же правила формирования, как и на основной документ, это прототип трудовой книжки.

Без трудовой он не действителен, так как он предназначен для ее продолжения, даже нумерация страниц не начинается заново.
  1. Вкладыш в трудовую книжку обладает 36-ю страницами и выполнен стандартном формате – 88 на 125 мм.
  2. Обложка у него картонная.
  3. Титул идентичен титулу трудовой.
  4. Графы являются точным продолжением граф основного документа.
  5. Кроме этого на титульной странице указывается:
  • Номер документа;
  • Он имеет наименование и указание, что без трудовой он недействителен;
  • Также документ обладает гербом;
  • Далее идет ФИО работника;
  • Дата его рождения;
  • Сведения об образовании и профессии;
  • Дата заполнения;
  • Подпись работника, который его заполнил;
  • Подпись владельца.

.

Важно: вкладыш обычно заводиться работодателем, у которого закончились странички для заполнения основного документа.

Порядок оформления совершается следующим образом:

  • Приобретение бланка – документ приобретается в специализированной типографии, с которой у работодателя заключен контракт;
  • Регистрация – после приобретения необходимо выполнить регистрацию бланка в приходно-расходной книге (например, );

Важно: приобретение вкладышей сотрудниками недопустимо, но возмещение расходов на покупку выполняется.

  • Заполнение документа – после регистрации необходимо заполнить титульный лист, вписать во все графы необходимые сведения. При этом не обязательно, чтобы информация на титульном листе трудовой книжки и вкладыша совпадала, так как за период трудовой деятельности работник мог сменить фамилию, получить еще несколько образований, освоить дополнительную профессию в стенах предприятия;
  • Внесение записей о деятельности – здесь все следует выполнять идентично трудовой;
  • Сквозная нумерация – продолжение основного документа;
  • Далее указывается число записи;
  • В 3-м столбце следует указать данные об увольнении/приеме на работу, при этом без сокращений. Как осуществляется – читайте в публикации по ссылке;
  • В конце делается ссылка на основание для действий – его номер и дата издания.

Сведения о том, что вкладыш выдан, указаны на титульном листе трудовой «Выдан вкладыш».

Такой штамп должен иметь четкий шрифт, который допустимо прочитать, при этом не должен накладываться на остальные надписи. Важно: в штамп вносится серия и номер вкладыша. Обычно такой штамп формируют как шапку в правом верхнем углу, но это не обязательно. Если в процессе заполнения вкладыша допущена ошибка необходимо изъять его и сжечь, вот почему штамп на трудовой следует ставить в последнюю очередь, так как там не совсем много места для новых штампов, а их может быть за трудовую деятельность владельца несколько.

Если в процессе заполнения вкладыша допущена ошибка необходимо изъять его и сжечь, вот почему штамп на трудовой следует ставить в последнюю очередь, так как там не совсем много места для новых штампов, а их может быть за трудовую деятельность владельца несколько. По каким правилам проводится выдача трудовой книжки при увольнении сотрудника вы можете узнать . После выполнения всех предшествующих мероприятий – регистрации документа, заполнения титульной страницы и проставления штампа необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку правильным образом.

Важно: лучше выполнить данную процедуру уже после полного заполнения вкладыша, чтобы быть уверенным в правильности действий, иначе придется составлять акт порчи.

Законодатель не предусмотрел место вшивания вкладыша, оптимальный для этого способ средина книжки, так как не надо соблюдать соответствие протоколов и проделывать отверстия, но обычно это выполняют в конце, чтобы вшитый документ не прерывал старые записи, а логически продолжал последние. Важно: для обеспечения сохранности вкладыш необходимо именно вшивать – недопустимо скрепление скрепками, вклеивание или просто вложение. При этом сама процедура вшивания складывается из нескольких этапов:

  • При помощи острого шила делают несколько отверстий по линии сгиба вкладыша на одинаковом расстоянии;
  • Аналогичным образом прокалывают обложку трудовой, так чтобы отверстия совпадали;
  • Далее все отверстия по очереди скрепляются нитью №10 хлопок, необходимо, чтобы ее концы вышли в одном месте;
  • Завязываются концы узлом для обеспечения сохранности.

Заполнение документа выполняется аналогично трудовой книжке и об этом знают кадровые работники, но на деле они не редко допускают ошибки:

  1. В процессе оформления – случается из-за неверно внесенных личных данных сотрудника, так как кадровик записывает все со слов владельца документа, а необходимо иметь перед собой соответствующую документацию и вносить данные из нее.

Важно: в случае неверно заполненного титульного листа вкладыша необходимо сжечь и завести новый.

  1. В процессе ведения – здесь чаще допускаются ошибки в следующих случаях:
  • Неверная дата приема/увольнения;
  • Неверно внесенная информация об организации;
  • Нет указания на должность работника, структурного подразделения, в котором он трудиться;
  • Сокращение слов;
  • Заверение подписью и штампом перевод работника;
  • В графы о награждениях вносятся сведения о работе.

Данные записи допускаются к исправлению:

  • Той организацией, кадровый работник которой допустил ошибку;
  • Новой организацией при предоставлении верных данных со старого места работы.

При этом нельзя зачеркивать и писать верную информацию сверху, следует указывать запись, что предшествующая информация неверная, и после этого выполнять новую точную запись.

Все это очень существенно, так как неверные данные приведут:

  • К проблемам с трудоустройством владельца документа;
  • С подсчетом трудового стажа при оформлении пенсии.

Очень важно правильно заполнить и присоединить документ к трудовой книжке, так как вкладыш является унифицированным бланком, при неправильном формировании записей в котором у владельца возникнут проблемы, а отрывание его титульного листа приведет к недействительности всего документа. Как вшить вкладыш в трудовую книжку вы узнаете в этом видео: Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей ( Пока оценок нет ) redactor2/ автор статьи Поделиться:

Вкладыш в трудовую книжку — как оформить

Нумерация продолжается по записям о работе, то есть, если в трудовой последняя запись была под номером 15, то во вкладыше запись будет по номером 16.Иногда сотрудники кадровой службы ошибаются и заносят сведения в иные разделы, не заводя при этом вкладыш.

Например, раздел «Сведения о работе» закончился и кадровик занес запись о переводе в «Сведения о награждениях».Это довольно распространенная ошибка, исправляется она следующим образом.

Зачеркивать такую запись нельзя, а заносится новая запись под следующим номером, где указывается, что информация является недействительной.

После чего вносятся достоверные сведения.Если обнаружилось, что в разделе «Сведения о работе» стоит неверная информация, то просто зачеркнуть ее нельзя. Все исправления должны вноситься следующим образом: под новым порядковым номером заносится запись, в которой указывается «запись № ___ считать недействительной», а ниже заносится верная информация.Все исправления должен производить специалист той организации, которой была допущена ошибка, либо это может сделать специалист текущей организации-работодателя, на основании надлежаще оформленной справки (Читайте также статью ⇒ Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2019).Любой, даже опытный специалист может допускать ошибки. Если, заполняя новый вкладыш была допущена ошибка, то такой бланк нужно уничтожить.

Но просто порвать и выбросить его нельзя. Об этом нужно составить акт, которые затем будет храниться в материальных отчетах компании. Вместо испорченного составляют новый документ.

Чтобы избежать дополнительных исправлений, заполнять вкладыш лучше до того, как он будет прикреплен к трудовой книжке. В том случае, если вкладыш будет потерян, выдается его дубликат.

При этом потеряться может только вкладыш или вся книжка целиком. Теряется только вкладыш в тех случаях, когда он не закреплен надлежащим образом к трудовой.Для того, чтобы избежать риск потери документа, вкладыш необходимо должным образом прикрепить к книжке. Как именно это сделать в законодательных актах не указывается, но для удобства сделать это лучше в конце книжки.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец 2020, фото

Как осуществляется заполнение трудовой книжки при увольнении – читайте в публикации по ссылке;В конце делается ссылка на основание для действий – его номер и дата издания.Важно: в штамп вносится серия и номер вкладыша.

Обычно такой штамп формируют как шапку в правом верхнем углу, но это не обязательно.Если в процессе заполнения вкладыша допущена ошибка необходимо изъять его и сжечь, вот почему штамп на трудовой следует ставить в последнюю очередь, так как там не совсем много места для новых штампов, а их может быть за трудовую деятельность владельца несколько.По каким правилам проводится выдача трудовой книжки при увольнении сотрудника вы можете узнать здесь.

Как написать характеристику с места работы?

    После выполнения всех предшествующих мероприятий – регистрации документа, заполнения титульной страницы и проставления штампа необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку правильным образом.Важно: лучше выполнить данную процедуру уже после полного заполнения вкладыша, чтобы быть уверенным в правильности действий, иначе придется составлять акт порчи.Законодатель не предусмотрел место вшивания вкладыша, оптимальный для этого способ средина книжки, так как не надо соблюдать соответствие протоколов и проделывать отверстия, но обычно это выполняют в конце, чтобы вшитый документ не прерывал старые записи, а логически продолжал последние.При этом сама процедура вшивания складывается из нескольких этапов:
    При помощи острого шила делают несколько отверстий по линии сгиба вкладыша на одинаковом расстоянии;Аналогичным образом прокалывают обложку трудовой, так чтобы отверстия совпадали;Далее все отверстия по очереди скрепляются нитью №10 хлопок, необходимо, чтобы ее концы вышли в одном месте;Завязываются концы узлом для обеспечения сохранности.

Заполнение документа выполняется аналогично трудовой книжке и об этом знают кадровые работники, но на деле они не редко допускают ошибки:В

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2022

Представляет собой прямоугольник, в котором есть словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер», а также линии для вписывания реквизитов.

  • Вписать информацию вручную, использовав ручку с синей или черной пастой, указав дату и поставив подпись.
  • Внимание! Имитация штампа с помощью прорисовки контура ручкой нежелательна.

    Далее верно оформленный документ нужно вшить в трудовую книжку.

    Место для прикрепления вкладыша на законодательном уровне не установлено. Как правило, его подшивают в конце, как логическое продолжение записей.

    Действия включают:

    • Изготовление шилом 3-4 отверстий на равном расстоянии по линии сгиба вкладыша.
    • Завязывание вышедших в одном месте концов на узел.
    • Поочередное скрепление всех отверстий прочной нитью.
    • Прокалывание нижней обложки трудовой книжки таким образом, чтобы отверстия совпали.

    Внимание!

    Альтернативные способы прикрепления степлером или на клей не допускаются. Перед пришиванием проверьте вкладыш на предмет ошибок.

    Это позволит избежать трудностей с извлечением испорченного бланка, его уничтожением с составлением акта. В процессе оформления вкладыша менеджерами по персоналу часто совершаются ошибки.

    Некоторые из них можно исправить, но при неверном заполнении титульного листа бланк придется утилизировать и завести новый. Часто ошибки возникают из-за внесения данных о личности работника с его слов, а не с документов.

    Виды недочетов:

    1. не указаны должность сотрудника или название отдела, в котором он работает.
    2. не проставлен штамп о выданном вкладыше.
    3. указана неверная дата приема или .
    4. слова пишутся с допущением сокращений.
    5. внесена информация о работе в раздел о поощрениях и награждениях.
    6. внесена ошибочная информация о гражданине или об организации.
    7. запись в приложении начата с номера 1.

    Исправлять подобные записи разрешено сотруднику отдела кадров, их допустившему, а также отделу кадров новой организации при поступлении к ним работника с неверно заполненным вложением.

    Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

    Важное замечание: все они вшиваются в том виде, в каком выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, .

    Используйте эти инструкции бесплатно. После подробного рассмотрения всех правил повторим основное.

    Не допускается:

      Отрывать обложку вкладыша. при первичном заполнении титульного листа. Вклеивать новый бланк ТК в закончившуюся старую книжку. Дополнять актуальную ТК отдельными чистыми листами. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

    Важно помнить, что трудовая книжка обязательно хранится вместе с вложением.

    Без нее вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе узнают о работе и навыках владельца.

    Нумерация записей на страницах вкладки не начинается заново, а продолжает уже начатую в основном документе.

    Разрешено делать переносы для записей со страниц ТК на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается. Светлана Черных (Кузнецова) 2019-01-06 07:08:08 Добрый день! А дата заполнения должна быть датой приказа или перевода(приема), если приказ раньше чем дата перевода(приема) Светлана Черных (Кузнецова) 2019-10-16 09:32:25 Добрый день!если в трудовой кн.

    есть 2-3 свободные строки, правильно ли начать запись в трудовой, а продолжить во вкладыше? Светлана Черных (Кузнецова) 2019-10-16 11:52:30 добрый день! не поняла : всё-таки вшивать вкладыш в книжку рекомендуется или строго обязательно?

    Светлана Черных (Кузнецова) 2022-01-28 07:16:16 спасибо Никита Костров 2019-01-06 07:36:00 На внесение записи у работодателя есть неделя, см. пункт 10 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 Никита Костров 2019-10-16 12:06:12 Строго обязательно, см. пункт 38 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003

    Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

    → → → Добавить в «Нужное» Обновление: 19 декабря 2016 г.

    Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России.

    Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.

    Положениями особая роль в отношениях между работодателем и физическим лицом отведена трудовой книжке.

    Указанный документ заводится по факту первого трудоустройства работника.

    При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения. Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке.

    К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие. На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

    С учетом всего сказанного может возникнуть ситуация, когда вышеназванный формуляр будет заполнен и у работодателя появится вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку. Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

    Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышеназванному нормативному документу.

    В соответствии с если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё. Форма такого документа разработана и утверждена Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225. Следует учесть, что оформить вкладыш в трудовую книжку как самостоятельный документ нельзя.

    Данное предписание прямо следует из . Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку. Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены об административных правонарушениях Российской Федерации.

    Правительство Российской Федерации, утвердив своим от 16.04.2003 N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.

    Отсутствует такой алгоритм и в , утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

    Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш».

    Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа. Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки.

    Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки. Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп.

    По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку. При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из , утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

    На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.

    В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

    Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.

    Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее.

    Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.

    Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ. Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.
    Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.

    Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки.

    Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат. Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ. Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша.

    Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.

    Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным.

    В результате этого у работника могут возникнуть определенные сложности в будущем.

    Более полную информацию по теме вы можете найти в .

    Бесплатный доступ к системе на 2 дня. Также читайте:

    Форум для бухгалтера: Поделиться:

    Подписывайтесь на наш канал в

    Оформление вкладыша в трудовой книжке

    » В статье приводится образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку, разъясняются нюансы внесения записей.

    Правительство утвердило Правила, как корректно вести трудовые книжки сотрудников (Постановление № 225 от 16.04.2003 г). Вкладыш ведется по аналогии с самой трудовой книжкой. Важно! Необходимо правильно делать записи вручную и поставить просто штамп.

    Компания должна иметь соответствующую печать. Место для штампа – правый верхний угол титульного листа. Ответ на вопрос, действителен ли вкладыш без трудовой книжки, отрицательный.

    Приложение без трудовой книжки не имеет юридической силы.

    Кадровик делает отметку о выдаче вкладыша, проставляет серию и номер вкладыша. Просто так положить приложение в книжку нельзя. Ведь сам по себе документ ничего не значит, поэтому нужно правильно прикреплять основной документ и приложение к нему.

    Если сделаете менее пяти проколов, то крепление может отсоединиться. Следует делать именно пять проколов для надежной прошивки документации.

    Правила не указывают, где именно вшивать бланк и какие нитки при этом использовать. В основном, закрепляют приложение после последней странички и перед обложкой.

    Хаотичности, когда заполняется оформление нового вкладыша в трудовую книжку, правильный образец не допускает. Записи продолжаются в определенном порядке.

    Номера ставятся, начиная с последней записи, сделанной в книжке.

    Соблюдается строгая последовательность, когда делается нумерация записей во вкладыше. Обязательно нужно ставить печать фирмы на титульном листе.

    Когда её нет, обязательно обратитесь к руководителю, или документ будет недействительным. Вставка к основному документу – это способ, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

    Поэтому заполняются оба бланка идентично. Когда запись внесена ошибочно, следующие записи будут идти под тем же номером. Зачастую случается так, что нумерация во вкладыше проставляется с самого начала.

    Это ошибка, и ее придется исправлять.

    4 действия для исправления ошибок:

    1. Написать, что фиксация недействительна.
    2. Продублировать текст, присвоив те же реквизиты.
    3. Указать номер, идущий следом за последней записью бланка.
    4. Продолжать правильную нумерацию.

    Просто так сведения вносить нельзя. В 2022 году правила не изменились.

    Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку должен быть заполнен на основании распоряжений руководителя компании.

    Но инструкция дает послабления. Если кадровик допустил ошибки, то можно скопировать прежние данные. Чтобы получить вкладыш к трудовой книжке, нужно заполнить заявление и подать руководителю.

    В заявлении работник просит удержать цену бланка из заработной платы.

    Дополнительный бланк надежно крепится к основному документу. Все же потерю бланка исключить нельзя. Если человек умудрился потерять важное дополнение, то нужно заполнять заявление. Также пишется записка, где разъясняется, что документ был утерян. После этого издается приказ, и работник получает новый бланк на руки.
    После этого издается приказ, и работник получает новый бланк на руки.

    В 2022 году регистрация трудовых книжек, как и вкладышей к ним, ведется в специальной книге. Важно! Нельзя записывать книжки работников в обычную тетрадку. Кадровик обязан вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей.

    Чтобы стало понятно, как вшить бланк, предлагаем посмотреть полезное видео. На вопрос, как правильно крепить дополнение, имеется только один ответ: прошивать нитками.

    Использовать клей или степлер, означает нарушать правила. Зачастую возникают вопросы, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку (образец).

    Ошибок в вопросе, как заполнить вкладыш в трудовую книжку, лучше не допускать. Компании, проигнорировавшие предписания закона, платят штрафы.

    3 ситуации, вызывающие вопросы кадровиков:

    1. Сотрудница выходит замуж и меняет фамилию.

    Событие, безусловно, радостное. Но как кадровику правильно оформить документацию: внести коррективы только в основной документ или придется также изменять вкладыш? Вопрос прояснило Министерство труд.

    Согласно инструкции, паспорт – это основание для заполнения персональных данных сотрудника. Когда меняются данные паспорта, то и сведения трудовой книжки и приложения к ней потребуется изменить. Кадровик зачеркивает на титульном листе прежнюю фамилию, там же пишет новую информацию.

    Указывает название документа, подтверждающего изменения. Новую запись в трудовую книжку должен подтвердить директор своей подписью, затем ставится печать.

    1. Прежний работодатель не заверил печатью заглавный лист дополнительного бланка.

    Если нет штампа о выдаче вкладыша, то работнику придется обратиться по прежнему месту работы.

    По инструкции, печать проставляется организацией, которая выдает приложение.

    Печатью заверяется подпись руководителя. Поэтому на новом месте работы ситуацию не исправят. Работнику нужно обращаться туда, где он ранее выполнял обязанности.

    1. Специалист кадровой службы ошибся и внес запись в другой раздел.

    Ситуация неприятная, но исправимая. Неправильное заполнение придется исправлять.

    Неверные записи признаются недействительными.

    Когда выдан вкладыш, нужно перенести записи в нужный раздел. При расторжении контракта каждую запись следует заверить. Ставит подпись работник, сотрудник кадровой службы и руководитель.

    Если бланк продолжен, а основного документа нет, у человека начнутся проблемы при назначении пенсионных выплат.

    Специалисты пенсионного фонда откажутся признавать записи. Поэтому не нужно терять времени, если утрачено приложение.

    Лучше сразу подать заявление для выдачи дубликата. Казалось бы, можно ознакомиться с образцами и корректно сделать запись о выдаче, тем не менее, допускаются ошибки. 5 кадровых ошибок, которые часто находят инспекторы:

    1. Информация о стаже вносится в другие разделы.
    2. Вместо ниток используется клей.
    3. Забывается, куда правильно вшивается вкладыш.
    4. Вместо дополнительного бланка используются обычные листы формата А4.
    5. Штамп о выдаче бланка не проставляется, а делается запись ручкой.

    Ошибки дают повод для придирок трудовых инспекторов и приносят неприятности компании.

    Каждая ошибка означает штраф для организации. Чем серьезнее нарушение, тем больше взыскание.

    Штраф выписывается на крупные суммы. Перед тем как вшить вкладыш в трудовую книжку или заполнить форму, посмотрите примеры. Помните о правилах ведения трудовых книжек и инструкции, тогда и ошибок будет меньше.

    1. Когда заканчивается трудовая книжка, это означает, что наступило время заполнить приложение к ней.
    2. Просто положить внутрь или приклеить бланк неправильно. Нужно обязательно сделать проколы и прошить нитками.
    3. Само по себе вложение юридической силы не имеет, а идет как неотъемлемая часть основного документа.
    4. Четких правил, как нужно делать прошивку, нет. Поэтому нужно придерживаться ГОСТа по делопроизводству.

    Среди прочих причин иногда приходится делать запись в трудовой книжке в связи со смертью Почти в любой организации трудятся люди, возраст которых приближается к пенсионному, поэтому многих из По закону, при заключении договора работника с работодателем предусматривается испытательный период, и в связи Некоторые работники кадровой службы не знают о том, нужно ли вносить запись о временном

    Как устранить ошибки во вкладыше в трудовую книжку

    → → → Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 июля 2022 г.

    М.А.

    Кокурина,старший юристЕсли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. Его нужно оформлять и вести в том же порядке, что и трудовую книжку. Вот на какие моменты обратили наше внимание читатели при работе с «книжным» вкладышем.

    В 2022 г. обнаружила ошибку в написании отчества сотрудника (получилось «Абдулхаирович» вместо «Абулхаирович»), допущенную 3 года назад.

    За это время во вкладыш мною было внесено несколько записей. Как правильно исправить такую ошибку? Нужно ли выдавать новый вкладыш?

    — Новый вкладыш выдавать не обязательно. Можно внести исправления в нынешний. Исправления в него вносятся в том же порядке, что и в саму трудовую книжку, (далее — Правила); (далее — Инструкция).

    Действуйте так: •одной тонкой чертой зачеркните неправильное отчество; •напишите рядом правильное отчество; •на внутренней стороне обложки трудовой книжки или самого вкладыша, если у него есть своя обложка, сделайте запись о том, что исправление внесено на основании паспорта — документа, подтверждающего правильное отчество работника. Заверьте такую запись подписью директора или своей подписью, если вы уполномочены вносить изменения в кадровые документы (предположим, это полномочие прописано в вашей должностной инструкции или в трудовом договоре). Поставьте печать кадровой службы или организации, если она имеется в компании.

    Внимание У вкладыша в трудовую книжку последнего образца есть обложка.

    Но поскольку он является неотъемлемой частью книжки, при исправлении сведений о работнике ссылки на документы, на основании которых сделаны изменения, можно проставить на обложке самой книжки. К нам пришел новый сотрудник.

    Во вкладыше в его трудовую книжку нумерация записей начата с первого номера (всего три записи).

    А записи в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» закончились на номере 17. Как мне теперь правильно нумеровать записи о работе у нас, в том числе о приеме на работу? — Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывной, .

    Поэтому нужно исправить нумерацию во вкладыше. Но в разделе «Сведения о работе» записи нельзя зачеркивать (в отличие, к примеру, от титульных листов книжки или вкладыша). Сделайте в разделе «Сведения о работе» вкладыша запись под номером 21: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1, 2, 3 считать соответственно записями под номерами 18, 19, 20».

    А запись о приеме на работу сделайте под номером 22.

    Раздел трудовой книжки «Сведения о работе» окончился записью под номером 18. Предыдущий кадровик нашей организации последующую запись о переводе сотрудника внес в раздел «Сведения о награждении» под номером 2.

    Является ли это ошибкой и как теперь действовать?

    — Записи в несоответствующих разделах трудовой книжки являются ошибкой. Главное — ничего не зачеркивайте.

    Вшейте в трудовую книжку вкладыш. Затем признайте запись о переводе сотрудника в разделе «Сведения о награждении» недействительной. Для этого нужно сделать следующее.

    Шаг 1. Впишите в раздел «Сведения о награждении» под номером 3: «Запись под номером 2 раздела “Сведения о награждении” признать недействительной». Шаг 2. Перепишите признанную недействительной запись из раздела «Сведения о награждении» в раздел «Сведения о работе» вкладыша под номером 19. В графах 2 обоих разделов проставьте дату, когда вы внесли записи под номером 3 в раздел книжки «Сведения о награждении» и под номером 19 в раздел вкладыша «Сведения о работе».

    В дальнейшем продолжайте сквозную нумерацию записей в разделе вкладыша «Сведения о работе». А если у работника будут записи о наградах или поощрениях, то вносите их начиная с номера 4 в раздел самой книжки «Сведения о награждении».

    При приеме на работу сотрудник принес трудовую книжку, в которой есть вкладыш с записями, хотя сама трудовая книжка еще не заполнена до конца. Мне придется делать дубликат книжки, чтобы она была без ненужного вкладыша?

    — Не придется. Записи в трудовой книжке читаемы, ее листы не испорчены (не порваны или не испачканы), в ней нет записей об увольнении или переводе на другую работу, признанных недействительными. Поэтому дубликат не понадобится, , ; . Продолжайте вести трудовую книжку, последовательно заполняя листы вкладыша.

    Как правильно сделать запись о переименовании предприятия во вкладыше в трудовую книжку?

    — Переименование компании нужно отразить во вкладыше в трудовую книжку так же, как в самой книжке.

    Сделайте записи в разделе вкладыша «Сведения о работе»: •в графе 3 — о том, что организация переименована (с указанием прежнего и нового названий). Допустим,

    «Общество с ограниченной ответственностью “Желтый песок” (ООО “Желтый песок”) с 25.06.2018 переименовано в общество с ограниченной ответственностью “Морской песок” (ООО “Морской песок”)»

    ; •в графе 4 — об основании переименования. Например, так:

    «Лист записи Единого государственного реестра юридических лиц от 25.06.2018, запись № 2142134002437»

    .

    Обратите внимание, что при переименовании компании в графах 1 и 2 ничего записывать не нужно.

    Общий порядок внесения записей в трудовую книжку в таком случае не применяется. Понравилась ли вам статья?

    • Почему оценка снижена?
    • Есть ошибки
    • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
    • Нет ответа по поставленные вопросы
    • Аргументы неубедительны
    • Ничего нового не нашел
    • Нужно больше примеров
    • Тема не актуальна
    • Статья появилась слишком поздно
    • Слишком много слов
    • Другое

    Поставить оценку

    Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

    • я подписчик электронного журнала
    • я не подписчик, но хочу им стать
    • хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
    1. , № 9, № 9, № 9, № 9
    2. , № 8, № 8, № 8
    3. , № 7, № 7, № 7, № 7
    4. , № 6, № 6, № 6
    5. , № 5, № 5
    6. , № 4, № 4
    7. , № 2, № 2
    8. , № 17, № 17, № 17
    9. , № 16, № 16, № 16
    10. , № 15, № 15
    11. , № 14, № 14, № 14, № 14, № 14, № 14
    12. , № 13, № 13, № 13, № 13
    13. , № 12
    14. , № 11
    15. , № 10, № 10, № 10
    16. , № 1
    1. , № 8
    2. , № 6, № 6
    3. , № 5, № 5
    4. , № 4
    5. , № 3, № 3
    6. , № 24, № 24, № 24, № 24, № 24
    7. , № 23
    8. , № 22, № 22, № 22
    9. , № 21
    10. , № 20, № 20, № 20
    11. , № 2
    12. , № 19
    13. , № 17, № 17, № 17, № 17, № 17
    14. , № 15, № 15
    15. , № 14, № 14
    16. , № 13
    17. , № 12, № 12
    18. , № 11
    19. , № 1
    1. , № 9, № 9
    2. , № 8
    3. , № 7, № 7, № 7, № 7
    4. , № 6
    5. , № 5, № 5, № 5, № 5
    6. , № 4, № 4
    7. , № 3, № 3, № 3, № 3
    8. , № 24, № 24, № 24, № 24, № 24
    9. , № 22
    10. , № 21, № 21, № 21
    11. , № 20, № 20
    12. , № 2, № 2, № 2, № 2
    13. , № 19, № 19
    14. , № 17, № 17
    15. , № 16, № 16, № 16, № 16
    16. , № 15, № 15, № 15, № 15, № 15
    17. , № 14
    18. , № 13
    19. , № 12, № 12
    20. , № 11, № 11, № 11
    21. , № 10, № 10, № 10, № 10, № 10
    22. , № 1, № 1

    Поделиться:

    Подписывайтесь на наш канал в

    Заполнение трудовой книжки: основные правила

    В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

    Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком». Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

    В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер.

    Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

    На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

    1. Сведения о переводах

    Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах.

    Никакие временные переводы в нее не попадают.

    При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом: В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер. В графе 2 — дату перевода. В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

    В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

    1. Запись о времени военной службы

    В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

    В графе 3 делается запись следующего характера:

    «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018»

    .

    В графе 4 указываем военный билет.

    Например, «Военный билет ГТ № 111112». Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно , может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

    + +