Как поставить регистрационный номер на письмо


Исходящий номер на документе


Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.— имеющие в адресе указание структурного подразделения; — фамилию работника предприятия. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге.

Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна. В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку. Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года.

Работа с входящими документами

Если локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству) предусмотрено создание специальной комиссии для этого или она уже сформирована, то Акт составляется этой комиссией, о чем указывается и в самом Акте. Локальным актом также может быть для подобных ситуаций предусмотрен специальный алгоритм действий секретаря, которому тот обязан будет следовать.

Направлять отправителю письмо с извещением о недовложении с приложением Акта или его копии не обязательно. Однако в случае, если имеется спорная ситуация с отправителем (судебный процесс, например, наличие претензий друг к другу), сделать это рекомендуется по той простой причине, что в дальнейшем фиксация недовложения в письмо, отсутствия вложения можно будет использовать как доказательство неполучения важных документов.

Не возбраняется направить отправителю вместе с извещением о недовложении запрос о восполнении отправления, с пометкой на входящем документе (конверте, если вложения не было вовсе) о факте и дате направления такого запроса. В особо спорных случаях извещение и запрос рекомендуется даже направлять заказным письмом (в тех же вышеуказанных целях исключения рисков и сбора доказательной базы). Конечно, это потребует дополнительных затрат организации.

Аналогичным образом составляется Акт о повреждении отправления, если таковое не было сделано еще в Отделении Почты России.

2.3. Распечатка электронных писем.

Если иное не предусмотрено локальным актом организации (например,Инструкцией по делопроизводству), при доставке электронного письма на общий адрес организации, на секретаря, оно подлежит распечатке и передаче руководству для рассмотрения независимо от того, будет ли в дальнейшем оно пересылаться в электронном виде. Хотя в большинстве случаев после определения исполнителя тому отправляется и распечатка с резолюцией руководителя, и перенаправляется электронное письмо.

2.4. Сортировка, подготовка для рассмотрения. Некоторую входящую корреспонденцию необходимо сохранять вместе с конвертом, в котором она поступила.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота.

Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания (для документов, не подлежащих утверждению); — утверждения (для документов, подлежащих утверждению); — заседания или принятия решения (для протоколов); — события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г.

следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример. ┌───────────────────┐ │ Исх. N 03-05/61 │ └───────────────────┘ 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │ └───────────────────┘ └───────────────────┘

В каком углу правильно ставить исходящий номер

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов.

Приведем примерную форму такого журнала.N п/пN и дата исходящего документаКому адресован документКраткое содержаниеКем подписанОтметка об исполненииN дела, куда подшит документ…………………12N 01-16ю от 23.01.2012Директору ООО «Плюс» г.Источник: http://2-for-u.com/v-kakom-uglu-stavitsya-ishodyashhij-nomer-v-dokumente/Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер. 9 Если вы – делопроизводитель Примите исходящее письмо у составителя.

Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя.

Обратите внимание на наличие приложений к письму.

10 Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных.

Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет.

Однако на практике чаще всего используется таблица со следующими графами:- дата;- номер исходящего документа;- адресат;- краткое содержание (заголовок);- составитель документа;- примечание.В разных программах вид такой карточки и ее содержимое

Регистрация входящих документов

109.

Регистрация всех входящих документов осуществляется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;библиографические справочники;поздравительные письма, телеграммы, открытки;пригласительные билеты;поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки);формы статистической отчетности;адресованная службам и учреждениям (передается по принадлежности).Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя руководства Министерства, до регистрации передается в Департамент международного права и сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации).

Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) корреспонденция на иностранном языке возвращается на регистрацию.Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.110. осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее — РК) в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.РК имеет следующие реквизиты:вид документа;отметка об ограничении доступа к документу;номер экземпляра;корреспондент (адресант) — организация, из которой поступил документ, для обращений граждан — фамилия, имя, отчество гражданина;номер документа — исходящий номер документа, присвоенный организацией — автором документа;дата документа;подпись — фамилия лица, подписавшего документ;адресат — название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;содержание — краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;состав — количество листов (страниц) документа и через знак «плюс» — количество листов, брошюр, компакт-дисков и другого приложения (при наличии);количество экземпляров;рубрики;примечание.111. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа.

Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: с пометкой «Для служебного пользования»; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).В РК вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка «Для служебного пользования» с номером экземпляра, связки с другими документами, при необходимости производится заполнение журнала передачи.Сканирование документов, содержащих персональные данные, осуществляется с учетом требований действующего законодательства.112. Регистрационный штамп (штрих-код) печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭД.

Как присвоить номер исходящему письму

При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности.

Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.

Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Инфо Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице.

Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления.В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей:- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;- номера дела по номенклатуре дел.Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:- для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;- для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 — очередной порядковый номер.В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:поздравительные

В каком углу правильно ставить исходящий номер

Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству.Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.

Иногда для этого заводят отдельный журнал учета. Зачем нужно регистрировать письменные обращения работников, и кто это должен делать в компании — рассмотрим в нашей статье.

Для удовлетворения или отказа в просьбе, изложенной рабочим на бумаге, документ рассматривается руководителем, которому он адресован. Начальник описывает принятое решение в резолюции, которая служит основанием к созданию и оглашению приказа по личному составу предприятия.Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать.Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект.

Начальник описывает принятое решение в резолюции, которая служит основанием к созданию и оглашению приказа по личному составу предприятия.Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать.Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.Сокращенные наименования организаций образу­ются тремя способами: — по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел).Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.Только как это сделать теперь когда я всё вела по одной нумерации?

И можно ли прошлые исходящие документы как-то отделить и создать по ним новую нумерацию?Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п.

3.7. Регистрация исходящих документов

3.7.1. Документы, подписанные Министром (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями Министра передаются исполнителем на регистрацию и отправку в отдел документооборота.Исполнитель передает на регистрацию в отдел документооборота подлинник документа, являющегося основанием для подготовки ответа, вместе с подлинником указания по исполнению документа (резолюции) и все экземпляры (подлинник и визовые) исходящего документа, подписанного Министром (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями Министра.Документы, по которым имеются неурегулированные разногласия, передаются исполнителем на регистрацию и отправку из Министерства только при наличии соответствующего решения Министра (лица, исполняющего его обязанности).В случае отсутствия подлинника документа, являющегося основанием для подготовки ответа, исполнитель передает в отдел документооборота копию соответствующего документа.

В этом случае проставляется отметка на копии документа, являющегося основанием для подготовки ответа, об отсутствии оригинала на момент регистрации.Не допускается передача исполнителем на регистрацию визовых экземпляров документов, выполненных на черновиках.В нерабочее время, выходные и праздничные дни (во время отсутствия сотрудников отдела документооборота, в том числе дежурных) срочные исходящие документы за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей Министра регистрируются в соответствующих секретариатах.Секретариаты Министра, заместителей Министра представляют визовые экземпляры зарегистрированных в секретариатах исходящих документов вместе с подлинниками поручений в отдел документооборота не позднее 10.00 следующего рабочего дня.3.7.2. Документы, подписанные руководством структурных подразделений, регистрируются в секретариатах структурных подразделений или сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.3.7.3.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его сотрудником. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются также и на его копии.3.7.4.

Электронная копия документа, подготовленного на бумажном носителе, прикрепляется к регистрационной карточке СЭДО сотрудником, зарегистрировавшим документ, после присвоения регистрационного номера и перенесения регистрационного номера на бланк.Не создаются и не прикрепляются к регистрационной карточке СЭДО электронные копии документов, указанных в пункте 3.4.13 настоящей Инструкции.3.7.5. Зарегистрированные документы за подписью руководства структурных подразделений, подготовленные на бумажном носителе, передаются исполнителями или сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, на отправку почтой или по электронной почте в отдел документооборота.3.7.6.

В регистрационную карточку СЭДО в поле «Записи архива» во вкладке «Журнал» вносится информация о списании документа в дело согласно номенклатуре дел.3.7.7.

Документы, являющиеся основанием для исполнения (поручения, письма и др.), формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них.Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) или заместителей Министра формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в отделе документооборота.Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью руководства структурных подразделений формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел структурных подразделений.3.7.8.
Документы, являющиеся основанием для исполнения (поручения, письма и др.), формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них.Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) или заместителей Министра формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в отделе документооборота.Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью руководства структурных подразделений формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел структурных подразделений.3.7.8. Выдача копий визовых экземпляров исходящих документов за подписью руководства Министерства и оснований для выполнения поручений осуществляется отделом документооборота по письменному запросу руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения в адрес структурного подразделения, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве.3.7.9.

Регистрация исходящих электронных документов осуществляется в соответствии с пунктом 3.12 настоящей Инструкции.3.7.10. Архивные справки и архивные выписки регистрируются в отделе архивного хранения документов.3.7.11. Документы для принятия решения руководством Министерства о временном ограничении права сотрудника Министерства на выезд из Российской Федерации или возможности выезда из Российской Федерации в служебную командировку или по личным делам (заключения и решения) готовятся в структурном подразделении, на которое возложены функции по защите государственной тайны.Указанные заключения и решения после утверждения (подписания) руководством Министерства регистрируются и хранятся в структурном подразделении, на которое возложены функции по защите государственной тайны, без передачи второго (визового) экземпляра в отдел организации и ведения документооборота.3.7.12.

Документы за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), заместителя Министра, направляемые в адрес иностранных посольств (консульств), миссий, представительств иностранных государств по торгово-экономическим вопросам в г.

Москве, а также иностранных организаций за границей, передаются исполнителями для регистрации в отдел документооборота в открытом конверте.Документы за подписью руководства структурного подразделения, направляемые в адрес иностранных посольств (консульств), миссий, представительств иностранных государств по торгово-экономическим вопросам в г.

Москве, а также иностранных организаций за границей, регистрируются в структурных подразделениях и передаются исполнителями на отправку в отдел документооборота в упакованном (законвертованном) виде с указанием на конверте почтового адреса, наименования получателя, исходящего номера документа.На экземпляре документа, подлежащем передаче иностранному представителю, проставляется дата, а регистрационный номер проставляется только на вербальных нотах.

Москве, а также иностранных организаций за границей, регистрируются в структурных подразделениях и передаются исполнителями на отправку в отдел документооборота в упакованном (законвертованном) виде с указанием на конверте почтового адреса, наименования получателя, исходящего номера документа.На экземпляре документа, подлежащем передаче иностранному представителю, проставляется дата, а регистрационный номер проставляется только на вербальных нотах. Фамилия исполнителя и другие реквизиты не указываются.Должностное лицо, передавшее документ представителям иностранных государств, делает отметку на визовом экземпляре о том, какой экземпляр кому и когда вручен, и заверяет документ своей подписью.

Все копии врученного документа регистрируются одним исходящим номером.

Визовые экземпляры документов за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), заместителя Министра хранятся в отделе документооборота до передачи в архив Министерства.

Визовые экземпляры документов за подписью руководства структурных подразделений до передачи в архив Министерства хранятся в структурных подразделениях.

Регистрация исходящих документов

87.

Документы, подписанные руководством Министерства в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, передаются ответственным работником на регистрацию и отправку в Отдел по контролю Департамента управления делами и контроля.88. Иные исходящие документы, подписанные руководством Министерства, руководством департаментов Министерства, регистрируются в департаментах Министерства и передаются на отправку в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля.89.

При передаче на регистрацию документа на бумажном носителе представляются подлинник документа и лист согласования СЭД, а также документ, в соответствии с которым подготовлен данный ответ (при наличии).Электронный документ автоматически попадает на регистрацию.Отдел по контролю Департамента управления делами и контроля, работники, ответственные за делопроизводство в департаментах Министерства, осуществляют проверку правильности оформления исходящего документа, комплектности и соответствия количества экземпляров документа на бумажном носителе списку рассылки, а также корректности заполнения электронной регистрационной карточки документа.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для исправления.90. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса дела согласно номенклатуре дел Министерства и порядкового номера исходящего документа в целом по Министерству в пределах календарного года, например:01-02-01/10-526 или 01-10-05/527, где:01-02-01/10 и 01-10-05 — индексы дел согласно номенклатуре дел Министерства;526 и 527 — порядковые номера исходящих документов в целом по Министерству в пределах календарного года.Датой исходящего документа является дата его регистрации в СЭД.91. При регистрации исходящего документа создается электронная регистрационная карточка документа.В электронной регистрационной карточке исходящего документа отражаются связи с входящими документами и иными документами по данному вопросу (при наличии).Регистрационный номер и дата регистрации согласно электронной регистрационной карточке документа проставляются в реквизитах бланка на подлиннике исходящего документа на бумажном носителе.

К электронной регистрационной карточке исходящего документа на бумажном носителе прикрепляется электронная копия документа, которая является ее составной частью.Подлинник зарегистрированного исходящего документа на бумажном носителе отправляется адресату, а визовой экземпляр (при наличии) помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.92. При регистрации исходящего электронного документа, подписанного электронной подписью, регистрационный номер и дата регистрации проставляются на самом электронном документе, а также в электронной регистрационной карточке исходящего документа в СЭД.93. Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам исходящих документов электронные копии следующих документов:- с пометкой «Для служебного пользования»;- содержащие персональные данные;- нотариально заверенные документы, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (при наличии);- неформатные и другие объемные документы.

Образец надписи входящего номера на письме

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.

п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов.

Приведем примерную форму такого журнала. Nп/п N и датаисходящегодокумента Комуадресовандокумент Краткоесодержание Кемподписан Отметка обисполнении N дела,куда подшитдокумент … … … … … … … 12 N 01-16ю от23.01.2012 ДиректоруООО «Плюс»г. Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.Работник, получающий входящие, не вскрывает письма: — имеющие пометку «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуск к ним. Делопроизводство от А до Я № 25-03/198 , где: исх.

– указывается, что документ является исходящим; 25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного

Регистрация документов в вопросах и ответах

Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря. 1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?

2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2).

Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие. Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания.

Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может.

Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя. Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству. Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

+ +