Пример оформления дубликата трудовой книжки по последнему месту работы


Пример оформления дубликата трудовой книжки по последнему месту работы

Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам


Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока. Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании. Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела. Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway

Ирина Савельева 16 марта 2016 Специалисты кадровых служб нечасто сталкиваются с необходимостью оформлять дубликат трудовой книжки.

Поэтому поговорим о нюансах, о которых ни в коем случае нельзя забывать. Новая трудовая книжка может потребоваться в трех случаях: документ утерян или безнадежно испорчен самим работником, утрачен работодателем в результате какого-либо стихийного бедствия или запись об увольнении / переводе на другую должность признана недействительной. В любом из этих вариантов оформление дубликата трудовой книжки при утере или по решению суда ложится на плечи последнего работодателя.

Если от вас уволился специалист и непоправимо испортил документ, не успев устроиться на новое место, его восстановлением займетесь вы.

Если сотрудник уже заключил с вами трудовой договор и лишь после этого заявил об утере — теперь это тоже ваша забота. Образец заполнения дубликата трудовой книжки вы легко найдете на любом профильном сайте.

Открыв новый бланк, проставьте на титульном листе запись «Дубликат».

Помните: общие требования к его оформлению точно такие же, как и к оригиналу документа. С ними можно ознакомиться в утвержденных Правительством РФ Правилах ведения и хранения трудовых книжек (Постановление № 225 от 16 апреля 2003 года). Работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п.

31 Правил). Основные различия касаются раздела «Сведения о работе»: первой в дубликате должна быть запись об общем стаже сотрудника — количество лет, месяцев и даже дней, которые человек отработал до поступления на последнее место.

И уже ниже вписывайте отдельные периоды его занятости с указанием порядкового номера записи, даты приема, занимаемой должности и пр.

Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату Помните, что любая запись должна быть подтверждена соответствующим документом или свидетельскими показаниями. Если книжки утеряны на предприятии из-за форс-мажорных обстоятельств, стаж сотрудника на данном месте утверждает специальная комиссия. Также по ее решению делаются запросы предыдущим работодателям.

Если в утрате трудовой виноват сотрудник, он и должен самостоятельно запрашивать необходимые справки со всех мест работы, однако Правила настоятельно рекомендуют работодателю оказывать ему помощь.

Форма запроса — свободная. Сколько организаций — столько запросов. Сложности начинаются, если предприятие, где когда-то числился человек, уже не существует или реорганизовано.

Тогда запросы следует адресовать в территориальный архив или компании-преемнику.

Подтверждающими документами могут стать справки, выписки из приказов, личных дел или личных карточек, лицевых счетов, ведомостей на выдачу заработной платы и пр. Прежде чем запрашивать у предыдущего работодателя персональные данные сотрудника, вам нужно получить у него разрешение в письменном виде.

Если представленные документы не содержат всех нужных сведений, то в дубликате фиксируются лишь те факты, которые есть в этих документах.

Многие кадровики допускают серьезную ошибку: указывают в качестве основания исходный документ — приказ о приеме / увольнении / переводе. Однако хочу обратить ваше внимание на то, что вписываться может только документ, который вы лично видели, например, справка или выписка из приказа, полученная с предыдущего места работы сотрудника.

Однако хочу обратить ваше внимание на то, что вписываться может только документ, который вы лично видели, например, справка или выписка из приказа, полученная с предыдущего места работы сотрудника.

Заверять печатями можно только последнюю запись, ранние просто вписываются согласно Правилам. Если надо выдать новый документ, потому что одна из записей была признана недействительной − внесена по ошибке или признана судом незаконной, специалист кадровой службы проводит оформление дубликата трудовой книжки на основании оригинала. От потери документов никто не застрахован, поэтому можно заранее сделать ксерокопии трудовых и заверить их.

Это не займет много времени, но существенно облегчит их восстановление в случае необходимости.

Читайте также: Подписаться × Загрузить ещё

Как оформить дубликат трудовой книжки (наглядные примеры)

Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»). 5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов.

Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов. Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой ­книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыду­щих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы (вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы / распоряжения и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров). 6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка.

Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Энциклопедия решений. Дубликат трудовой книжки

Такой вывод следует из содержания Порядка. Иной способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена КоАП РФ ( Верховного Суда РФ от 06.09.2007 N КАС07-416, Московского горсуда от 26.05.2015 N 7-5431/15).

На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу делается надпись: «Дубликат», а также указываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. Порядок внесения записей должен соответствовать Правил, а также Инструкции. Если на дату оформления дубликата работница (работник) имела уже новую фамилию, то дубликат выдается на новую фамилию в соответствии с паспортными данными.

То есть на первой странице () указываются сведения о работнике, соответствующие данным на момент выдачи дубликата.

Дата заполнения дубликата трудовой книжки, проставляемая на титульном листе, не может быть ранее даты обращения работника с соответствующим заявлением. Работодателю следует указать реальную дату заполнения дубликата трудовой книжки, даже если срок, установленный Правил, был нарушен работодателем. Согласно Инструкции работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений.

Первую страницу () трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы) при ее наличии (, утв. Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).

Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.

«Сведения о работе» и «Сведения о награждении» дубликата трудовой книжки заполняются по общим правилам в соответствии с Инструкции. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.

В Инструкции указано, что при записи в трудовую книжку сведений о работе

Как оформить дубликат трудовой книжки

Опубликовано 19 мая 2020 Как сделать дубликат трудовой книжки при утере:

  1. Принять заявление от сотрудника.
  2. Собрать сведения о предыдущем стаже.
  3. Заполнить новый бланк.
  4. Записать номер, серию, дату выдачи в книгу учета, получить подпись сотрудника.

Содержание Информация о периодах работы, занесенная в трудовую книжку, имеет огромную важность при начислении пенсии.

А что делать, если она потеряна или испорчена? Вопросу, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, посвящена ч.
3 постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225:

  • работник или наниматель ее потерял;
  • признана негодной;
  • в результате ЧП утеряны документы, в том числе кадровые;
  • работник настаивает на его оформлении по причине недействительной записи.

Выдает копии кадровая служба предприятия.

Если подлинник потерял работодатель, восстанавливает его отдел кадров этой же организации.

Если потерял сам работник, копия изготавливается тоже по месту работы. Сложности возникнут при утере, когда человек нетрудоустроен. В этом случае восстановлением занимается предыдущий работодатель (п. 31 постановления). При обращении к новому руководителю документ сотруднику заведут заново. Первой записью в нем будет очередное место работы.
Первой записью в нем будет очередное место работы.

Работник, потерявший документ со сведениями о своей производственной деятельности, обязан написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущем месте работы.

Сделать это надо максимально быстро после обнаружения факта утери. В обязанность работодателя входит оформление копии по обращению сотрудника.

В новой редакции ТК, в ст. 65, не указывается, к какому нанимателю обращается сотрудник. Он вправе обратиться на прежнюю работу. Если он устраивается на новое место, наниматель обязан оформить новый документ по его заявлению.

В обоих случаях необходимо документальное подтверждение всех периодов работы и предоставление заявления об утере. Кадровикам нечасто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому предлагаем памятку, как оформить дубликат трудовой книжки, — придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Принимается заявление от работника.
  2. Собираются сведения о рабочем стаже.
  3. Оформляется приказ о выдаче.
  4. Заполняется бланк.
  5. Указывается дата выдачи, номер бланка вписывается в журнал учета.
  6. Работник расписывается в получении копии.

Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки на имя руководителя прежнего места работы. Утвержденного бланка заявления нет, поэтому оно пишется в свободной форме.

Указываются данные заявителя и причина обращения.

В законодательстве о труде нет требований по оформлению приказа о выдаче дубликатов трудовых книжек в случае их утери, кражи и т. д. Этот документ оформляется в соответствии с правилами осуществления документооборота организации. В приказе фиксируются основание выдачи: обращение работника и ответственный исполнитель — сотрудник кадровой службы.

Восстановление документа требует времени — на это отводится 15 дней. Кадровики часто не знают, как заполнить дубликат трудовой книжки сведениями о рабочем стаже, если они отсутствуют.

Работнику необходимо подтвердить стаж документами до того момента, как книжка была утеряна.

Это справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме в организацию, копии трудовых договоров, расчетные книжки — любые официальные свидетельства периодов работы. Все предоставляемые свидетельства должны заверяться. Доказательства стажа запрашивает сам работник, работодатель обязан оказать ему содействие — кадровая служба составляет запросы на предыдущую работу или в архивы.
Доказательства стажа запрашивает сам работник, работодатель обязан оказать ему содействие — кадровая служба составляет запросы на предыдущую работу или в архивы.

Если документы отсутствуют, рабочий стаж подтверждается показаниями свидетелей в судебном порядке (см. пункт 24 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Организация может обратиться в ПФР с запросом о видах деятельности за определенные периоды.

Закон обязывает кадровика всегда иметь запас бланков такого типа. В книге прихода и расхода фиксируются серия, номер бланка, дата его заполнения. Правила 225 и инструкция № 69, раздел 7, регламентируют, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

  1. На титульном листе в верхнем правом углу указать: «дубликат».
  2. Заполняются базовые данные: Ф.И.О., сведения об образовании, другие. Если информация изменялась, вписываются актуальные данные.
  3. Титульный лист заверяется печатью организации, отдела кадров и подписью кадровика.
  4. В графе 3 указывается общий подтвержденный стаж.
  5. В хронологическом порядке расписываются периоды работы отдельно по каждому работодателю.
  6. Документ выдается на руки работнику под подпись в книге учета ТК и вкладышей, в ней же фиксируются серия и номер бланка, дата выдачи.

Готовая копия выдается работнику через 15 дней после его заявления.

Но если при сборе документов для подтверждения стажа возникнут трудности, этот срок сдвигается. Если документ потерян работником или испорчен по его вине, то оформление дубликата трудовой книжки при утере платное — он оплачивает стоимость бланка. Возможна оплата наличными в кассу или по заявлению о вычете суммы из зарплаты.

Без согласия работника вычитать деньги нельзя.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого оставьте комментарий под статьей.

Мы его прочитаем, исправим ошибку и расскажем о результате. ЮРИСТУ: СТАТЬИ ЮРИСТУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2022 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2022 года

06.01.2020 В статье пойдет речь о заполнении дубликата трудовой книжки, который может потребоваться при утере документа — первоисточника.

В пример пойдут образцы 2022 года, которые облегчат визуальное представление о данном документе.При оформлении дубликата трудовой книжки руководствуются правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 и обязательна к исполнению всеми работодателями, независимо от формы собственности.В бланке книжки содержится информация:

  • личные сведения о работнике;
  • данные о трудовых периодах;
  • сведения о награждениях и поощрениях.

При приеме на работу, переводах, увольнении обязательны ссылки на документы, являющиеся основанием для этого. При оформлении дубликата вся эта информация должна быть перенесена, за исключением случаев:

  • когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
  • записи невозможно восстановить.

Существует несколько случаев, когда может быть выдан дубликат:

  • при утере;
  • при порче;
  • при наличии в документе записи об увольнении или переводе, признанной впоследствии недействительной;
  • при массовой утере книжек работодателем.

Работнику для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если книжка утеряна или испорчена, то при поступлении на новое место работы гражданин письменно просит о необходимости завести новую книжку взамен прежней.Кадровая служба должна рассмотреть заявление и оформить дубликат в 15-дневный срок от даты просьбы работника.Важно!

С работника взимается стоимость бланка, если замена трудовой книжки потребовалась не по вине работодателя.Работник вправе запросить изготовление дубликата у работодателя с последнего места работы. При этом он не вправе отказать в такой просьбе, ссылаясь на давность увольнения.

Следует знать, что законодательно для этого не установлено сроков давности, поэтому необходимо требовать выдачу дубликата или обращаться в суд.При выдаче документа кадровая служба должна придерживаться порядка:

  1. Получить от работника заявление с просьбой и указанием причин выдачи дубликата трудовой книжки. Оно составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Заверяется личной подписью работника и указывается дата составления.
  2. На основании заявления издается приказ по организации, с которым должен быть ознакомлен работник, запросивший дубликат, под роспись.
  3. Кадровая служба обязана поднять соответствующие учетные документы и восстановить записи. К таким документам относятся:
  • личное дело работника;
  • приказы по личному составу, где отражена информация о приеме на работу, увольнении, перемещении и т.д.;
  • трудовые договора, заключенные с работником;
  • дополнительно может потребоваться удостоверение личности гражданина.
  1. Дубликат выдается заявителю в срок до 15 календарных дней. При выдаче делается отметка в журнале учета трудовых книжек и ставится подпись лица, получившего документ.

При оформлении документа необходимо придерживаться следующих правил:

  • на титульном листе в правом верхнем углу должна присутствовать запись «Дубликат»;
  • при наличии у работника предыдущих мест работы в разделе «Сведения о работе» вносится суммарный общий стаж в годах, месяцах, днях с прошлых мест работы.

    При этом в сведениях о работе не указывается наименование работодателя. Данные заверяются печатью организации, выдающей дубликат;

  • после строки с суммарным стажем записи о работе у работодателя, составляющего документ, вносятся в хронологическом порядке;
  • организация, выдающая дубликат, указывает последним трудовым периодом тот, который гражданин отработал в ней;
  • все записи должны соответствовать документам, на основании которых они внесены, т.е. быть достоверными;
  • заполняется документ шариковой, гелевой или перьевой ручкой чернилами темного цвета (черного, синего, фиолетового).

Важно отметить, что Правилами ведения и хранения трудовых книжек ответственность за их сохранность возложена на работодателя.

Если возникла ситуация, при которой произошла их массовая потеря, например, в случае пожара, то дубликат оформляется на основании акта комиссии. В ней обязательно присутствие представителей местной власти и работодателя.Стаж работы у этого работодателя возможно подтвердить справками, профсоюзным билетом, а также показаниями свидетелей – сослуживцев в количестве двух и более человек.Из книжки, находящейся в ветхом состоянии, частично порванной, обгоревшей, но при этом записи возможно прочитать, производится точное их копирование в дубликат. При этом на титульном листе старой книжки делается запись «Взамен выдан дубликат».Дубликат трудовой книжки является документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина, наравне с первоначальным документом.

Но для его получения может потребоваться достаточно много хлопот и времени. Поэтому рекомендуется более внимательно относиться к оригиналу.Именно трудовая книжка является доказательством факта работы и необходимым документом при обращении за реализацией своих пенсионных прав.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки.

Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения). Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  1. номер записи (по порядку);
  2. день поступления в организацию;
  3. наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  4. указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении).

Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника.

Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду.

В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов. Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности.

Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы.

Порядок действий при утере трудовой книжки

17418 Содержание страницы Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую.

Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа.

Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки. Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

  • Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
  • Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
  • Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки.

Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления.

Оформляется оно в свободной форме.

Направляется в отдел кадров последнего места работы.

Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы.

Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда. ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов. ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед.

Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы.

Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант.

Это бесплатная и быстрая процедура.

Рассмотрим шаги по восстановлению:

  1. Составление заявления о восстановлении ТК.
  2. Подача заявления лично или заказным письмом.
  3. Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения.

Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные.

В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет. Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

  1. Предыдущие места работы закрыты.
  2. В ПФР отсутствует требуемая информация.

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура.

Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос.

Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы. Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю.

Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд.

Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд.

На основании полученной информации оформляется дубликат. Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению.

К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

  • сотрудники других отделов;
  • участники профсоюза;
  • представители исполнительной власти.

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля.

По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд. Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию.

В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

  • Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
  • Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата. ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска.

Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях.

Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы.

Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом.

Более подробно об можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении. Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая.

Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован.

Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно.

Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Дубликат утерянной трудовой книжки оформляется по последнему месту работы

Елена Ширимова, ведущий эксперт по кадровому учету и делопроизводству компании «Моё дело» Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Москва)Утеряна трудовая книжка.

Что делать? Многих фирм уже нет. Как правильно восстановить или оформить новую трудовую книжку. Если вы хотите восстановить утерянную трудовую книжку (весь предыдущий трудовой стаж), вам нужно по последнему месту своей работы оформить дубликат трудовой книжки.

Из п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. следует, что работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно (письменно) заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Основанием для оформления дубликата помимо заявления работника служат документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности (трудовой стаж) у данного работодателя, а также у прежних работодателей. Периоды трудовой деятельности у данного работодателя подтверждаются трудовым договором и приказами. Периоды работы у предыдущих работодателей подтверждают, в частности, следующие документы:

  • приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, изданные прежними работодателями (выписки из указанных приказов либо заверенные копии);
  • справки с прежних мест работы (например, справка об общем стаже);
  • справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована;
  • трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры);
  • трудовые книжки колхозников;
  • лицевые счета (например, по форме № Т-54, № Т-54а);
  • ведомости на выдачу зарплаты;
  • решение суда об установлении трудового стажа.

Если работник представляет копии документов, подтверждающих его трудовой стаж, они должны быть заверены надлежащим образом тем работодателем, который выдал документ (п.

31-32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 6 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 555 от 24 июля 2002 г.).

Если документы, которые представил работник, не содержат полных сведений о его стаже, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые имеются в представленных документах (абз. 6 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., абз.

5 п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.) Работник должен сам собрать документы, подтверждающие периоды его трудовой деятельности у прежних работодателей.

При этом работодатель, который оформляет работнику дубликат трудовой книжки, обязан оказать ему содействие в получении необходимых документов (абз. 7 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Например, он может направить прежнему работодателю запрос с просьбой выслать соответствующие документы (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Если вы не обращаетесь за оформлением дубликата трудовой книжки, для ведения дальнейшей трудовой деятельности при новом трудоустройстве вам будет оформлена новая трудовая книжка, которая начнется с записей о работе у текущего работодателя (ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ). Но тогда весь предыдущий трудовой стаж будет потерян.

Поэтому рекомендуем вам заняться оформлением дубликата трудовой книжки.Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить . Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

  • 03.09.2022
  • 06.09.2022
  • 07.09.2022

«» : Теги:

  • , ведущий эксперт по кадровому учёту и делопроизводству компании
  • Добавить свое предложение

Инструкция: как правильно оформить дубликат трудовой книжки

:

  1. рассчитайте суммарно за весь период работы общий стаж;
  2. даты приема и увольнения ставятся в графе 2, порядковый номера записи — в графе 1;
  3. сведения о работе на вашем предприятии внесите по общим правилам;
  4. в графу 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация.
  5. интервал работы на вашем предприятии в него не включайте;
  6. в хронологическом порядке поочередно вносите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);

Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:

  • Каждая внесенная запись подписями уполномоченных лиц не заверяется.
  • Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
  • Последующие данные о занятости у текущего работодателя вносятся в общем порядке.

Шаг 3.

Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:

  • Снимите с учета оригинал (при необходимости).
  • Выдайте новый бланк владельцу под расписку.
  • Внесите сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Стоимость бланка не взимается в случаях:

  1. порчи не по вине работника.
  2. если ошибки допущены ответственным работником при первичном заполнении;
  3. массовой утраты оригиналов при чрезвычайных ситуациях;

Вместо испорченного кадровик обязан бесплатно заполнить работнику другой бланк трудкнижки. Во всех остальных случаях расходы возмещает работник при получении замены (п. 47 правил). Нет прямого запрета на одновременное существование двух трудовых.

ПФР предупредил: при совпадении нескольких периодов стажа учтется только один по выбору застрахованного (п. 2 ст. 16 ФЗ-255). С 01.01.2022 ведение бумажных трудовых книжек прекращается.

Их выдадут работникам на руки. Необходимость и смысл в дубликатах и вторых экземплярах отпадет в принципе.

Трудовая книжка подтверждает трудовую деятельность (ст. 66 ТК).

Дубликат трудовой книжки

→ → → Добавить в «Нужное» Актуально на: 27 февраля 2017 г. В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки?

В таких случаях, как:

  • утеря трудовой книжки бывшим работником ();
  • утеря трудовой книжки работодателем;
  • негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
  • внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника ();
  • массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. ().

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере.

Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую.

И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР ().

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя ().

А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы. Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки. Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.

Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником ().

Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

На новом бланке трудовой книжки:

  • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника.

Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно ().

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать.

Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы.

Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником. А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки.

Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки.

То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи. Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена ().

Более полную информацию по теме вы можете найти в . Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2020 году

31.01.2020 Актуально на 31 января 2020 Время для прочтения: 8 минут Прочитано: Сохранить статью Содержание Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку.

При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2020 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей.

Для них записи в трудовую вносят по желанию. При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал.

Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником. Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин. Соискатель вправе восстановить утерянный документ.

Для этого может потребоваться:

  1. Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
  2. Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
  3. Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

Также см. «». Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию.

Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере?

Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку.

На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки. Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам.

Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель.

В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника. Также см. «». Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки.

При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника.

Единой обязательной формы для такого обращения нет.

Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки. Образец может быть выполнен в произвольной форме.

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников.

А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы.

Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом. Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей.

Делают это в случае непредвиденных бедствий и т.

п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.

В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам, могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица. Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей. По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже.

В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации. При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке. Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи.

Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий: 1Указывают общий стаж работы, который есть у сотрудника до поступления к работодателю, ответственному за выдачу дубликата.

2В первой графе проставляют порядковый номер записи. Как правило, это – № 1. 3Графа 2 содержит сведения о дате события.

4В графу 3 заносят информацию о занимаемой должности. Данные о работодателях в дубликате трудовой книжки приводят после указания даты (в отличие от оригинала). Затем действует общий порядок: наименование места работы предшествует данным графы 2.

5Перечисляют документы, сведения которых позволили внести запись о работе, стаже. Помимо данных о приеме на работу, следует указывать информацию об увольнениях.

Образец, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в этом случае полностью соответствует приведенному выше алгоритму. Также см. «». После внесения в продублированный документ данных о местах работы и отражении продолжительности стажа наниматель, согласно требованиям законодательства, снимает копии со всех предоставленных справок, приказов и прочих документов, возвращая оригиналы владельцу книжки. Те же действия проводят и при необходимости оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку.

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения. Также см. «». Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

На нашем сайте бланк этой книги . Теперь вы знаете, как оформить дубликат трудовой книжки по образцу 2020-го года. Процедура особой сложности не представляет.

Достаточно иметь заявление сотрудника и внести требуемые сведения в новый бланк с пометкой «дубликат».

+ +